یک پروژه مجموعه ای از فعالیتهاست که برای دستیابی بهمنظور یا هدف خاصی انجام میگیرند. پروژهها شامل فعالیتهایی هستند که باید در تاریخهای معین، با هزینههایی معین و کیفیت تعیین شدهای، اجرا شوند.
لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توامان به هر سه عامل زمان، هزینه و کیفیت معین است و خارجشدن هریک از سه عامل مذکور از حدود تعیینشده، میتواند به انجام پروژهای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود.
سه عنصر کارفرما، پیمانکار و مشاور، نقش اصلی را در کنترل زمان، هزینه و کیفیت دارند.
مراحل پروژه: معمولاً، پروژهها را به چهار یا پنج مرحله تقسیم میکنند. در این نوشتار، چهار مرحله زیر را در هر پروژه تعریف میکنیم:
1 – مرحله نظری; 2 – مرحله طرح و برنامهریزی; 3 – مرحله اجرا; 4 – مرحله پایانی.
مدیریت، برنامهریزی و کنترل پروژه:
مدیریت پروژه: مدیریت پروژه بهکارگیری دانش، مهارتها، ابزار و تکنیکهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیتها، بهمنظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است.
مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامهریزی و کنترل، بهره میگیرد.
برنامهریزی: فرآیند برنامهریزی، تعیین توالی و توازی فعالیتهای لازم برای اجرای یک پروژه، با درنظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است.
در واقع، نخستین گام در تهیه برنامه، شناخت کامل فعالیتها و درک اقتصادیترین حالت در تنظیم سه عامل زمان، هزینه و کیفیت است.
کنترل پروژه: فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل زمان، هزینه و کیفیت در حین اجرای پروژه، که از ابزار و تکنیکهای خاص خود در انجام این مهم کمک میگیرد. در واقع کنترل اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین شده برای پروژه است، بهطوری که هنگام خروج از برنامه، بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادیترین فعالیتها، پروژه را به نزدیکترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند.
مشاغل مناسب مدیران پروژه :
معمولا مدیران پروژه میتوانند مشاغل مختلفی را بر عهده بگیرند که از میان آنها به چند مورد اشاره میکنیم:
هماهنگ کنندهی پروژه: کارمندانی که در این پُست مشغول به کار میشوند، معمولا به کارهای اداریِ مرتبط با پروژههای بزرگ رسیدگی میکنند، جلسات را هماهنگ و اطلاعات را به افراد مربوطه منتقل میکنند.
مسئول زمانبندی پروژه: این فرد سیستم نرمافزاریای که برای پروژههای بزرگ مورد نیاز است را کنترل میکند و به هنگام لزوم آن را بهروز رسانی میکند و مثلا، تغییرات برنامهها و فرجههای زمانی را وارد سیستم میکند. این بیشتر یک وظیفهی فنی است تا مدیریتی.
دستیار مدیر پروژه: از این فرد انتظار میرود که در مواقع لزوم به مدیر پروژه کمک کند. معمولا قسمتهای مختلفی از پروژه به این افراد داده میشود که زیر نظر مدیر پروژه آنها را بررسی میکنند.
مدیر پروژه: وظیفهی او بررسی و نظارت بر پروژه از آغاز تا زمان تکمیل است.
مدیر پروژهی ارشد: این فرد بر چند پروژه به صورت همزمان نظارت دارد، پروژههای مختلف را با هم هماهنگ میکند، در مورد اولویتها تصمیمگیری و بودجهی کلی و منابع مورد نیاز تمامی پروژهها را مدیریت میکند.