نگاهی بر اصول و فنون مذاکره

مذاکره فرآیندی است گفت و گو محور ، متمرکز بر موضوعی مشخص، برای حل اختلاف یا رسیدن به منافع مشترک که بین افراد و گروه ها انجام می گیرد به شرط آن که منافع و رضایت طرفین را تأمین کند. به منظور مذاکره اولین گام شناخت نیازها و خواسته ها و آخرین گام عقد قرارداد است.

یکی از صاحبنظران مذاکره را داد و ستد یا بده بستان آشکار و داوطلبانه میان دو طرفی می داند که هر یک چیزی از دیگری می خواهد. بنابراین هر یک از دو طرف می تواند پیشنهاد طرف مقابل را نپذیرد.

اجزای اصلی مذاکره

از دید هرب کوهن می توان در مورد همه چیز مذاكره کرد. سه عنصر حیاتی هر مذاكره ای را اطلاعات،زمان و قدرت معرفی می كند و نقش هر یک را در مذاكره به اختصار شرح می دهد:
اطلاعات : طرفی که بهترین درک و شناخت را ازآنچه که باید انجام شود دارا باشد، قدرت بیشتری در مذاكره دارد.
زمان : طرفی که از نظر وقت در تنگنا نباشد، کار خود را بهتر انجام می دهد. هیچ وقت در تنگنای وقت مذاكره نکنید و اجازه ندهید که طرف مقابل احساس کند در تنگنای وقت هستید.
قدرت : هیچ وقت قدرت را به طرف مقابل واگذار نكنید.

یشتر افراد بر این باورند كه مذاكره با انجام ملاقات بین طرفین درگیر شروع شده و پایان می یابد،در حالی که واقعیت این نیست. برای انجام یک مذاكره موفق، هفته ها،ماه ها و گاهی سالها باید وقت صرف كرد. زمان مورد نیاز پیش از انجام مذاكره، به طورعمده به جمع آوری اطلاعات در مورد هدفها،نیازمندی ها وسبکهای مذاكره‌ای طرف مقابل و طراحی فرایند مذاكره اختصاص می یابد. البته زمان صرف شده، در اصل انجام مذاکرات نیز اهمیت زیادی دارد. اکثر اوقات مذاکره‌ها در 20 درصد آخر وقت مذاكره به نتیجه می‌رسند.

ارکان مذاکره 

مهم ترین ارکان مذاکره عبارتند از :

1. افراد : نقش افراد در مذاکره بسیار مهم می باشد. افراد با دانش، بینش و روش ها، همراه با احساسات و عواطف گوناگون در مذاکره شرکت می کنند، که هدف و انتظارات آن ها گوناگون می باشد.
2. اهداف : هدف مذاکره نفعی است که در نتیجه مذاکره عاید هر یک از طرفین می گردد. اهداف باید مطالعه شده ، روشن و قابل دستیابی باشند.
3. روش ها : مذاکره با شیوه های گوناگون انجام می گیرد و مذاکره کننده باید روش خود را متناسب با شرایط برگزیند تا نتیجه مذاکره دلخواه باشد.
4. معیارها : معیارهای مذاکره باید از پیش مشخص شده باشند تا در جریان مذاکره بتوان به موقع جهت گیری ها را اصلاح نمود. مهم ترین معیارهای مذاکره می توانند کسب کارایی ، تحقق منافع و موافقت معقول در مذاکره باشد.

استراتژی های مذاکره 

زمانی كه افراد یا گروه ها برای حل اختلافی وارد مذاكره می شوند، جهت گیری یا روش ویژه‌ای را دنبال می كنند. این جهت گیری یا مبتنی بر نگرشی رقابتی است یا مبتنی بر نگرش همكاری. بر این اساس دو استراتژی عمده را می توان در مذاكره قائل شد: استراتژی همكاری(تلفیقی) و استراتژی رقابتی(تقسیمی). استراتژی تلفیقی مبتنی بر همكاری است و طرفینی كه چنین سبكی را اتخاذ می كنند راه حلهای برد-برد را دنبال می كنند. استراتژی رقابتی مبتنی بر رقابت است و طرفینی كه چنین رهیافتی را اتخاذ می كنند راه حلهای برد- باخت را دنبال می كنند.

البته برخی محققــان مانند فیشر و اوری در كتــاب معروفشان موسوم به Yes to Getting به وجود سه استراتژی نرم، سخت واستراتژی‌ای كه آنها نام مذاكره قاعده‌مند (Principled) را بر آنها نهاده اند، معتقدند. به نظر این نویسندگان استراتژی سخت، به شدت رقابتی است، استراتژی نرم به شدت مبتنی بر همكاری است و استراتژی مذاكره قاعده مند مسئله‌ای بینابین است. این استراتژی بیشتر مبتنی بر همكاری و كمتر مبتنی بر رقابت است.
لكسس و سبنیس از نخستین افرادی بودند كه ثابت كردند تمامی استراتژی‌های مطرح در مذاكره، ذیل دو استراتژی همكاری و رقابت قابل طبقه‌بندی می‌باشند و نیز این كه در هر مذاكره ای، لاجرم تركیبی از هردو استراتژی به كار می‌رود. مطابق نظر این دو، در هر مذاكره‌ای مذاكره‌كنندگان ابتدا با اتخاذ استراتژی همكاری، تلاش می كنند تا با بزرگتر كردن امتیازها ایجاد ارزش كنند،اما درنهایت چاره ای جز تقسیم ارزش ایجاد شده نیست، بنابراین بر مبنای استراتژی تقسیمی، منافع یا ارزش به وجود آمده را تقسیم می كنند (1983 ,Ury &Fisher). با توجه به نزدیكی زیاد استراتژی قاعده‌‌مند به استراتژی همكاری ما نیز همانند محققان امروزی، استراتژی‌های مذاكره را در دو صورت: استراتژی همكاری و استراتژی رقابتی، بررسی خواهیم كرد.

استراتژی رقابتی

استراتژی رقابتی، عبارت است از یك سبك یا نگرش رقابتی كه در مذاكره برای تقسیم یك منبع ثابت، مانند پول و امکانات، مورد استفاده قرار می گیرد. در مذاكره مبتنی بر رهیافت رقابتی طرفین با این تصور كه منبع یا امتیاز موجود ثابت و غیر قابل بزرگتر شدن است، تلاش می‌كنند هر چه كه می توانند سهم خود را از منبع موجود افزایش دهند.
علت اتخاذ این استراتژی این است كه در برخی مذاكره‌ها، اختلافها به گونه‌ای است كه به گونه دیگر قابل حل نیست و تنها یكی از طرفین باید به كل منفعت موجود و یا بیشتر آن دست یابد. در این نوع مذاكره‌ها هر اندازه منبع مورد مذاكره‌ها بزرگتر و حیاتی تر باشد، گفت و گوها و به سرانجام رساندن مذاكره‌ها دشوارتر است.
در هر حال، همچنان كه در ادامه خواهیم آورد همواره بهره‌گیری از استراتژی همكاری بر استراتژی رقابتی اولویت دارد و تنها در مواقعی كه درواقع امكان همكاری نباشد، باید از استراتژی رقابتی استفاده كرد. زمانی كه روابط آینده برای طرفین مذاكره مهم نباشد(مثلا روابط دو شركت تجاری) نیز می توان از این استراتژی استفاده كرد. طرفی كه می‌‌خواهد در این نوع مذاكره‌ها برنده میدان باشد، باید از حداقل ها، و حداكثر هایی كه طرف مقابل برای خود تعیین كرده است، آگاهی یابد و سپس تلاش كند نتیجه مذاكره‌ها را هر چه بیشتر به هدفهای خود نزدیك كند. در این نوع مذاكره‌ها معمولا طرفین به تاكتیك های غیر اخلاقی نیز روی می‌آورند تا نتیجه را به نفع خود تمام كنند، زیرا مسئله برد و باخت و همه یا هیچ است و روابط آینده نیز اهمیت ندارد، بنابراین جایی برای اخلاق مذاكره باقی نمی ماند.
اطلاعات، نقش حیاتی را در مذاكره‌ها مبتنی بر سبك رقابتی ایفا می كنند. هر طرف سعی می كند از اطلاعات خود حفاظت كند و در مقابل، به اطلاعات مربوط به خطوط قرمز و راه حلهای طرف مقابل دست یابد. برتری اطلاعاتی در این مذاكره‌ها موجب تفوق استراتژیك می‌شود و طرف برتر، نتیجه مذاكره را به نفع خود به پایان خواهد رساند.

استراتژی همكاری

استراتژی همكاری یا تلفیقی، عبارت است از: یك سبك مذاكره ای كه در آن طرفین برای یافتن یك راه حل برد-برد برای رفع اختلافهای خود با یكدیگر همكاری می‌كنند. كانون توجه این استراتژی بر توافقهایی است كه مبتنی بر منافع طرفین است و رضایت هردو طرف را جلب می كند.
خمیرمایه این استراتژی، تلفیق است، بدین معنا كه ظرفیت نهفته برای تركیب منافع طرفین را به گونه‌ای كه ارزش مشترك ایجاد كند. یا منفعت موجود را بزرگتر سازد. این ظرفیت نهفته برای تركیب زمانی وجود دارد كه مسائل متعددی در مذاكره در میان باشد تا طرفین با معامله بر سر مسائل مختلف به راه حل رضایت طرفین دست یابند.
اهمیت این استراتژی در این است كه در پایان مذاكره‌های مبتنی برآن، هردوطرف برنده می شوند واز نتیجه راضی هستند و روابط خوب نیز بین آنها ادامه می یابد. بر خلاف مذاكره‌های رقابتی كه مبتنی بر مواضع ثابت و متضاد است و معمولا به سازش یا شكست مذاكره‌ها منتهی می‌شوند ، در مذاكره‌های مبتنی بر سبك همكاری طرفین به آنچه كه می خواهند و یا به بیشتر از آنچه می خواستند، دست می‌یابند.

اهمیت فراگیری فن مذاکره 

همه انسان ها به مهارت مذاکره نیازمندند، از خانواده تا سطح بین الملل، بنابراین برای بهبود کیفیت زندگی باید آن را بهبود بخشیم.

• مذاکره برای رفع نیازها انجام می شود.
• موفقیت های شرکت ها به مهارت های مذاکره آن ها بستگی دارد.
• فرآیند مذاکره باید از دیدگاه دو طرف مذاکره درک شود.
• ارتباطات روز به روز گسترده تر می شود. زندگی یعنی ارتباط، ابزار آن مذاکره است.
• توانمندی مذاکره کنندگان هر روز بیشتر می شود ، برای اینکه بازنده نشویم باید توانمندی خود را افزایش دهیم.

بیشتر مدیران حرفه ای به اهمیت مذاكره در زندگی واقفند، زیرا زمان قابل توجهی از زندگی حرفه ای خود را صرف مذاكره می کنند. به علاوه، زندگی شخصی شان هم با مذاكره همرا ه است. موفقیت و اثر بخشی حرفه ای آنان به شدت متأثر از توانایی آنها در هنر و فن مذاكره است.این مهارت یا ناشیگری آنان در مذاكره است که نظر مدیران، همکاران، زیر دستان، مشتریان، رقبا و سایرین را درباره موفقیت کاری شان شکل می دهد. مدیران، زمان و کوشش بسیاری را صرف مذاكره می کنند، اما معدودی از آنان هنر و دانش مذاكره را به درستی می دانند.از این رو، بسیاری از مدیران حرفه ای نیازمند رویکرد بهینه در طرح ریزی و اجرای مذاكره‌ها هستند.
مذاكره یک فرایند بسیار پویا، و نه یک جریان ایستا، است. یعنی از زمان شروع تا پایان مذاكره، فرایند مذاكره در معرض ارزیابی و تغییر است. حتی پیش از هر کنش و واکنشی ، دو طرف، جداگانه به بر آورد نیازها، علاقه ها و هدف ها می‌پردازند تا موقعیت خود و طرف مقابل را بسنجند. معمولا طی تعاملاتی که در مذاكره پیش می‌آید، این ارزیابی ها و بر آوردها در معرض تغییر و تحول اند. اطلاعات جدیدی که می رسند، باید ارزیابی و طبقه بندی شوند این پویایی و ماهیت تغییر پذیر گفت‌وگو است که سبب پیچیدگی و دشواری می شود. توجه به مذاكره و دیدن آن به صورت فرایندی پویا از تبادل کنترل شده اطلاعات، بر تأثیرهای مثبت مذاكره‌کننده می افزاید و مخاطره‌های ناشی از نقص و خلل در گرد آوری ، پنهان سازی، افشا یا توجه کامل به اطلاعات را به حداقل می‌رساند.

با توجه به اهمیت فراگیری فن مذاکره، در همین راستا مؤسسه خرد اقدام به برگزاری دوره اصول و فنون مذاکره کرده است. علاقه مندان می توانند در دوره اصول و فنون مذاکره شرکت کرده و در انتها گواهینامه وزارت علوم را دریافت نمایند.