مسئول دفتر یا منشی (که البته با هم تفاوت دارند) شخصی است که به طور مستقیم با مدیر مجموعه یا سازمان در ارتباط است و وظیفه دارد به عنوان یک واسط بین مدیر، کارمندان و افراد خارج از سازمان فعالیت ها را هماهنگ و سازماندهی کند. در این مقاله می خواهیم نگاهی به نقش مسئول دفتر در سازمان ها بیاندازیم و در مورد وظایف مسئول دفتر بیشتر بدانیم.
مسئول دفتر کیست؟
قبل از اینکه به بیان شرح وظایف مسئول دفتر بپردازیم بهتر است بدانید که منشی و مسئول دفتر دو پست سازمانی متفاوت هستند و گرچه گاهی مسئولیت های مشابهی دارند اما وظایف و همچنین حوزه اختیارات آن ها بسته به نوع و اندازه سازمان می تواند بسیار متفاوت باشد. گاهی مسئول دفتر بعد از مدیر بالاترین جایگاه در سازمان را دارد و حیطه وظایف او بسیار گسترده و با اهمیت می باشد. از جمله وظایف کلی مسئول دفتر می توان نگارش نامه های اداری، برنامه ریزی جلسات و قرار ملاقات ها، پاسخگویی تماس ها و مراجعین، تنظیم لوازم اداری، خوشامدگویی به بازدیدکنندگان و ارائه پشتیبانی اداری عمومی به کارمندان و گزارش نویسی را نام برد. البته حوزه وظایف و اختیارات و همچنین مهارت های مورد نیاز یک مسئول دفتر فراتر از این موارد است و در ادامه به صورت مفصل تر آمده است.
چک لیست وظایف مسئول دفتر
- زمانبندی جلسات و قرار ملاقات های مدیر با کارمندان و افراد خارج سازمان
- پاسخگویی به مراجعه کنندگان و استقبال از مهمانان مدیر
- انجام وظایف مرتبط با تحویل و ارسال بسته های پستی
- مدیریت امکانات سازمان، تزئینات، سفارش و نگهداری لوازم اداری
- مذاکره با پیمانکاران
- رسیدگی به قبوض ماهانه
- نگهداری و دسته بندی مستندات شامل نامه ها و پیام های مهم کاغذی و الکترونیکی
- پاسخگویی و رسیدگی به ایمیل ها و نامه ها
- پاسخگویی تماس ها
- کار با دستگاه فکس
- کنترل و هماهنگی ورود و خروج افراد به دفتر مدیر سازمان
- نگارش نامه های اداری با اصول صحیح
- هماهنگی ویدئو کنفرانس و چک کردن تجهیزات لازم
- رسیدگی و تنظیم سفرهای کاری مدیر
- رسیدگی به وسایل پذیرایی از مهمان ها
- اطلاع رسانی سریع و صحیح پیام های مهم مدیریت به افراد سازمان
مهارت های مورد نیاز مسئول دفتر چیست؟
- توانایی تطبیق پذیری برای سازگاری با چالش های پیش بینی نشده و تغییرات سازمان
- مهارت های ارتباطی عالی: یک مسئول دفتر حرفه ای به راحتی با دیگران ارتباط برقرار می کند و می تواند مفاهیم را به درستی و با صراحت به دیگران منتقل کند.
- مهارت حل مسئله و تصمیم گیری به صورت مستقل در موارد مورد نیاز
- توانایی کار با کامپیوتر به ویژه تسلط به برنامه های مایکروسافت آفیس مانند ورد اکسل و اوت لوک
- مهارت های نوشتاری و تایپ نامه های اداری بدون غلط املایی و با رعایت موارد نگارشی
- تسلط به مهارت های هفتگانه icdl (مقاله icdl شامل چیست را بخوانید)
- توانایی کار با دستگاه های اداری رایج مانند فکس، چاپگر، ویدئو کنفرانس، تلفن و غیره
- مهارت برنامه ریزی سریع در شرایط پیچیده
- داشتن ذهنی خلاق و پویا با توانایی ارائه پیشنهاد برای بهبود
سخن پایانی
مؤسسه خرد در صدد برگزاری دوره مسئول دفتری برآمده است. این دوره در جهت ارتقاء دانش و تسهیل در انجام امور جاری و بهبود کار و کارایی بهتر در امور محوله مسئولین محترم دفاتر برگزار می گردد.در انتهای دوره نیز امکان اخذ مدرک مسئولین دفاتر دارای مهر وزارت علوم، تحقیقات و فناوری بدون پرداخت وجه برای شرکت کنندگان مقدور می باشد.
در یک کلمه می توان گفت اجرای بدون مشکل همه چیز. از جمله وظایف مسئول دفتر می توان ارائه اطلاعات به کارمندان، برنامه ریزی جلسات و سازماندهی دفتر را نام برد. مسئول دفتر باید مهارت های ارتباطی و حل مسئله قوی داشته باشد و بتواند با صبر و حوصله فراوان به تمام جنبه های شغل خود رسیدگی کند.
