استخدام منشی دفاتر:
امروزه تمامی موسسات به دنبال استخدام منشی دفاتر هستند که بتوانند به طور مناسب تمامی وظایف مربوط به خود را انجام دهند حال با هم به برسی بعضی از وظایف منشی گری می پردازیم.
ویژگی های لازم برای منشی :
- برقراری تماس با وزارتخانه ها، موسسات و ارگان های دولتی و سفارتخانه ها به منظور هماهنگی و تنظیم برنامه ملاقات ها،کنفرانس ها و سمینار ها.
- تنظیم لیست متقاضیان داخلی یا خارجی ملاقات با مقام مربوطه و تعیین ساعات ملاقات برای آنها.
- تهیه و تنظیم گزارشات لازم پیرامون مطالب و وقایع مهم روزانه جهت ارایه به مقام مربوط.
- ابلاغ دستورات مقام مربوطه به اشخاص و موسسات ذیربط و واحد های تابعه بر حسب خط مشی تعیین شده و پیگیری آنها.
- تلخیص گزارشات تهیه شده برای مقام مربوطه.
- آماده نمودن سوابق و پرونده های مربوط به کمیسیون ها، جلسات و سمینارها برای اطلاع مقام مربوطه.
- انجام اقدامات لازم در زمینه برقراری ارتباط تلفنی مقام مربوط.
- انجام اقدامات لازم در زمینه دریافت، ثبت و توزیع و نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط.
- تهیه برخی از نامه ها و متن تلگرام ها جهت مخابره.
- ماشین کردن نامه ها، گزارشات، جداول و فرم های مورد نیاز.
اعتماد به نفس بالا:
اعتماد به نفس یکی از مهمترین ابزار کسب موفقیت در هزاره سوم میلادی محسوب می شود. بدیهی است در کلیه امور روزانه، حفظ اعتماد به نفس از اهمیت ویژه ای برخوردار است. از گفتن جملاتی همچون "من قادر به انجام این کار نیستم" بپرهیزیم و همواره این حس را در خود تقویت نمایید که اگر فردی توانسته این کار را انجام دهد پس به طور یقین من هم می توانم.
برای کسب اعتماد به نفس می بایست به ویژگی های متمایز خود اتکا کرد. به توانایی های ویژه خود بیاندیشید و به کارهای موفقیت آمیزی که تاکنون انجام داده اید. اعتماد به نفس خود را تقویت نموده تا بتوانید در شرایط و موقعیت های مختلف بدون بروز هر گونه اضطراب و نگرانی پیروز میدان باشید.
جهت ثبت نام در دوره مسولین دفاتر اینجا کلیک کنید
وضعیت استخدام این شغل در برخی از کشورهای جهان:
آمریکا – یش بینی می شود میزان استخدام منشی بین سالهای ۲۰۱۰ تا ۲۰۲۰، رشد ۱۲ درصدی خواهد داشت. در حالی که متوسط این رشد برای همه مشاغل ۱۴ درصد می باشد.
استرالیا – در بازه زمانی ۵ سال قبل، میزان استخدام منشی ها رشد مثبت ۲۹ درصدی داشته و روند افزایشی در آینده برای آن پیش بینی می شود.
درآمد این شغل در برخی از کشورهای جهان:
استرالیا – میزان متوسط درآمد سالیانه در این شغل ۴۷.۳۰۰ دلار (قبل از کسر مالیات) می باشد.
انگلستان – میزان متوسط درآمد سالیانه برای افراد تازه کار بین ۱۷.۰۰۰ تا ۲۱.۵۰۰ دلار، برای افراد با تجربه بین ۲۳.۰۰۰ تا ۲۹.۰۰۰ دلار و برای منشی های خصوصی و با وظایف خاص تا ۳۸.۰۰۰ دلار می باشد.
حافظه و حضور ذهن:
حافظه عبارت است از نگهداری وقایع گذشته و یادآوری آن در مواقع لازم. این ویژگی باعث می شود تا منشی از اولویت امور آگاهی داشته و پیگیری های لازم را در جهت اهداف سازمانی انجام دهد. جهت بهبود حافظه نیاز به تمرکز ذهن در زمان دریافت اطلاعات و ارایه به موقع آن جهت انتقال اطلاعات می باشد. به خاطر داشته باشید که در صورت وجود حافظه ای بسیار خوب، هرگز به آن متکی نباشید و همواره امور جاری سازمان را در جایی یادداشت نمایید.
جهت ثبت نام در دوره مسولین دفاتر اینجا کلیک کنید
وقت شناسی:
همه ما چه در محیط کار و چه در منزل و سایر مکان ها نیازمند تنظیم وقت خود هستیم. ترتیب انجام امور روزانه روی کمیت و کیفیت آنها تاثیر خواهد گذاشت.وقت شناسی و استفاده بهینه از زمان در دسترس از ویژگی های هر منشی است. حضور پیش از ورود مدیر و ترک محل کار پس از خروج وی، انجام به موقع کارها در زمان مشخص از خصوصیات بارز منشی وقت شناس است. شناسایی اولویت های کاری هدف گذاری در کار و زندگی و شناسایی راه های رسیدن به اهداف سازمانی کمک می کند تا بتوانیم خود را بر اساس زمان برنامه ریزی نمایم.
تنظیم اوقات جلسات:
تنظیم اوقات جلساتی که در دفتر ریاست و معاونت تشکیل می شود. تماس بامراجعین، کارکنان و روسای سایر ادارات. مطلع نمودن کارمندان وکارشناسان و مشاوران حقوقی از دستورات مدیریت. محافظت و نگهداری از کلیه اسناد مهم دانشگاه شامل اصل سند و مدارک که وقف، خریداری و یا به دانشگاه تهران واگذار شده است. لیست نکات فوق در دفتر مخصوص ثبت و ضبط شود. حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه. تنظیم نامه های اداری طبق دستور مقام مافوق رعایت طرح تکریم ارباب رجوع، پاسخگویی به ارباب رجوع و راهنمایی و ترتیب مالقات مراجعین و مراقبت در حسن جریان امور.
جهت ثبت نام در دوره مسولین دفاتر در اموزشگاه خرد اینجا کلیک کنید
