اهمیت مدیریت پروژه
• اگر سیستم اطلاعاتی در انجام وظایف خود ناموفق بوده یا هزینه ایجاد آن بیش از میزان مورد انتظار باشد، سرمایه گذاری انجام شده بر روی آنها هیچ منفعتی برای سازمان به همراه نداشته و سیستم قادر به حل مشکلی که برای رفع آن طراحی شده است، نخواهد بود.
• ایجاد سیستم جدید باید به دقت مدیریت شده و با هماهنگی کافی انجام شود؛ شیوه اجرای پروژه مهم ترین عامل موثر بر نتایج آن خواهد بود.
• داشتن دانش کافی در مورد نحوه ی مدیریت پروژه های سیستمهای اطلاعاتی و دلایل موفقیت یا شکست آنها از اهمیت بسزایی برخوردار است.
پروژه های ناتمام و شکست سیستمها
• هر پروژه تولید سیستم بدون مدیریت مناسب منجر به یکی از نتایج زیر خواهد شد:
1 .هزینه های فراتر از بودجه پیش بینی شده
2 .لغزش زمانی غیرمنتظره
3 .کارایی فنی کمتر از میزان مورد انتظار
4 .عدم موفقیت در ارائه منافع پیش بینی شده.
اهداف مدیریت پروژه
• پروژه: دنباله ای برنامه ریزی شده از فعالیت های مرتبط برای دستیابی به یک هدف تجاری مشخص.
• مدیریت پروژه: به کارگیری دانش، مهارتها، ابزارها و تکنیکهای مختلف برای دستیابی به اهداف تعیین شده پروژه در محدوده بودجه و زمان تعیین شده.
• فعالیتهای مدیریت پروژه : شامل برنامه ریزی کارها، ارزیابی خطر، برآورد منابع مورد نیاز برای انجام کارها، سازماندهی کارها، کسب منابع و نیروی انسانی مورد نیاز، تخصیص وظایف، هدایت فعالیتها، کنترل اجرای پروژه، دریافت گزارش پیشرفت و تحلیل نتایج.
• پنج متغیر اصلی مدیریت پروژه:
1 ) محدوده : تعیین می کند چه کارهایی باید در پروژه انجام شود و چه کارهایی نباید انجام شود.
2 ) زمان : میزان زمان مورد نیاز برای انجام پروژه
3 ) هزینه : هزینه منابع انسانی، سخت افزار، نرم افزار، محیط کار و …
4 ) کیفیت : شاخصی است که نشان می دهد نتیجه نهایی تا چه اندازه اهداف تعیین شده توسط مدیریت سازمان را برآورده می سازد.
5 ) خطر : مشکالت بالقوه ای که موفقیت پروژه را تهدید می کنند.
انتخاب پروژه
• شرکت ها معموال برای حل مسائل و بهبود کارایی خود با پیشنهادهای پروژه متعدد و متفاوتی روبرو می شوند.
• سازمانها باید از میان مجموعه ی پیشنهادها، پروژه هایی را انتخاب کنند که بیشترین منافع را برای آنها به همراه داشته باشند.
طرح سیستمهای اطلاعاتی و طرح تجاری سازمان
• برای شناسایی پروژه های سیستمهای اطلاعاتی که بیشترین ارزش تجاری را برای سازمان به همراه داشته باشند، سازمانها نیازمند ایجاد یک طرح سیستم هایی اطلاعاتی هستند که از طرح تجاری آنها پشتیبانی کرده و در برنامه ریزی سطح باالی آن سیستمهای استراتژیک لحاظ شده باشند.
• این طرح به مثابه نقشه ای است که جهت گیری تولید سیستم، منطق نهفته در آن، موقعیت سیستمهای فعلی، سیستمهای جدید مورد نیاز، استراتژی مدیریت، برنامه پیاده سازی و بودجه را تعیین می کند.
• این طرح شامل بیانیه ای درمورد اهداف سازمان است و نشان می دهد:
فناوری اطلاعات چگونه از تحقق اهداف پشتیبانی خواهد کرد.
ارزش تجاری سیستمهای اطلاعاتی
• یک سیستم حتی اگر از اهداف استراتژیک سازمان پشتیبانی نموده و نیازهای اطلاعاتی کاربران را نیز برآورده سازد، نیازمند آن است که سرمایه گذاری خوبی برای سازمان باشد.
• ارزش سیستم های اطلاعاتی از منظر مالی مرتبط با مسئله بازدهی حاصل از سرمایه گذاری است.
• هدف از سرمایه گذاری سازمانها گسترش تولید برای برآورده سازی تقاضای پیش بینی شده یا نوین سازی تجهیزات تولید برای کاهش هزینه هاست.
• مدلهای بودجه بندی سرمایه ای یکی از تکنیکهای متعددی هستند که برای سنجش ارزش سرمایه گذاری در پروژه های سرمایه گذاری بلندت مدت مورد استفاده قرار می گیرند.
مدلهای اصلی بودجه بندی سرمایه ای برای ارزیابی پروژه های فناوری اطلاعات:
• روش بازپرداخت : محاسبه ی زمان مورد نیاز برای بازپرداخت سرمایه گذاری اولیه پروژه :
تعداد سالهای بازپرداخت = جریان نقدی ورودی ساالنه / سرمایه گذاری اصلی
• نرخ بازگشت سرمایه ( ROI ): برآوردی از درآمد حاصل شده از پروژه :
سود خالص = عمر مفید / ( استهالک – هزینه کل – سود کل )
نرخ بازگشت سرمایه = کل سرمایه گذاری اولیه / سود خالص
• ارزش خالص فعلی: مقایسه سرمایه گذاری با سپرده و عایدی آینده
مدیریت خطرات پروژه
• مشکالت بالقوه ای که موفقیت پروژه را تهدید می کنند.
• سطح خطر پروژه متاثر از موارد زیر است:
اندازه پروژه: هر چه پروژه بزرگتر باشد – پول، افراد، اندازه تیم، تعداد واحدهای متاثر – ریسک آن بیشتر خواهد بود.
ساختار پروژه: پروژه های ساختمند شفاف و سرراست هستند، فرایندها و خروجی های آنها را می توان به آسانی تعریف کرد؛ کاربران می دانند چه می خواهند، و احتمال اینکه عقیده خود را تغییر دهند تقریبا صفر است. چنین پروژه هایی ریسک بسیار کمتری نسبت به پروژه هایی دارند که نیازمندی های آنها تعریف نشده و دائما در حال تغییر هستند.
تجربه کار با فناوری: اگر تیم پروژه و کارکنان واحد سیستمهای اطلاعاتی فاقد تخصص فنی مورد نیاز برای پروژه
ارزش خالص فعلی = هزینه سرمایه گذاری اولیه – ارزش فعلی جریانهای نقدی مورد انتظار
برنامه ریزی و ابزارهای کنترل رسمی
• ابزارهای برنامه ریزی رسمی و ابزارهای کنترل رسمی برای مستندسازی و نظارت بر برنامه های پروژه به شکل مناسبی به کار می گیرند.
• نمودار گانت فعالیتهای پروژه و تاریخهای شروع و اتمام هر یک از آنها را نمایش می دهد.
• نمودار گانت به شکل بصری نمایانگر زمان بندی و مدت زمان وظایف مختلف در پروژه ایجاد سیستم و نیز منابع انسانی مورد نیاز آنهاست.
• این نمودار هر یک از وظایف را به صورت یک پاره خط افقی نمایش می دهد که طول آن متناسب با زمان مورد نیاز برای انجام وظیفه مربوطه است.
• نمودار گانت وابستگی بین وظایف، نحوه ی تاثیرگذاری تاخیر یک وظیفه بر سایر وظایف و یا ترکیب اجرای وظایف را نشان نمی دهد.
نمونه یک نمودار گانت
