مدیریت و کنترل پروژه
پروژه به چه معناست و منظور از مدیریت و کنترل پروژه چیست ؟
امروز میخواهم در رابطه با مدیریت پروژه مقاله ای به شما ارائه بدهم، اینکه پروژه چیست و چه کارهای در این راسته باید انجام بدهید، از تعریف پروژه شروع میکنم ;
پروژه :
پروژه تلاشی است، موقت به منظور تولید محصول، خدمت یا نتیجه ای منحصربه فرد.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه به کارگیری دانش، مهارت، ابزار و تکنیک در قبال طیف وسیعی از فعالیت ها است که برای برآورده شدن الزامات یک پروژه انجام می شوند.
اولین موضوع در مدیریت پروژه این است که اطمینان حاصل کنیم که پروژه با محدودیتهای مشخص تعریف شده باشد.
هر پروژه ای تعدادی فعالیته کاملاً مشخصی دارد که از منابع (مالی،انسانی،مواد،انرژی،فرصت،تدارکات وارتباطات و…) به منظور رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده استفاده می‌نماید.
تعریف كنترل پروژه:
مدیریت‌پروژه برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان ، هزینه و كیفیت مشخص به‌سوی ایجاد نتایج مشخص آن است . مدیریت‌پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی ، سازماندهی ، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد و سعی دارد تا با استفاده درست از منابع ، نتایج مشخص و موردانتظار را با هزینه توافق‌شده قبلی در موعد درست خود تحویل دهد .
فرآیند کنترل پروژه پنج مرحله‌ی اصلی دارد :
1- مشخص کردن متعیر ها
مرحله‌ی اول تعیین کننده این است که چه متغیرهایی در طول پروژه اندازه‌گیری خواهند شد و این اندازه‌گیری هر چند وقت یک بار انجام خواهد گرفت. برای تعیین این موارد باید به نکاتی از قبیل : هزینه‌های اندازه‌گیری، خواسته‌های مدیران بالادستی و سیاست‌های سازمان، جزئیات فنی و مهلت‌های نهایی انجام کار (ددلاین‌ها) را در نظرگرفته شود و در نهایت یک برنامه‌ی زمان‌بندی اولیه برای بازرسی‌ها و اندازه‌گیری‌ها تهیه کنید که وظیفه‌ی افراد هم در آن مشخص باشد.
2- رصد کردن پروژه
روند اجرای پروژه را در طول بازه‌ی زمانی مشخص‌شده در مرحله‌ی قبل، رصد کنید. بعد ببینید پروژه‌ی اجراشده تا این‌جای کار با برنامه‌ریزی‌های قبلی چه‌قدر فاصله دارد. دو نوع داده در این مرحله جمع‌آوری می‌شود:
داده‌های واقعی از اجرای پروژه که شامل زمان، بودجه و منابع مصرف‌شده و میزان پیش‌رفت پروژه و کارهای انجام‌شده تا این مرحله است
داده‌های مربوط به تغییرات غیرقابل‌پیش‌بینی که شامل تغییرات خاص در بودجه، برنامه‌ی زمانی و مقیاس پروژه می‌شود و ارتباط مستقیمی با روند اجرای پروژه ندارد.
3- تهیه‌ی گزارش
گزارش‌ها در مقاطع زمانی تعیین‌شده و به شکلی مختصر و مفید ارائه دهید. منتظر حل شدن یک مشکل برای گزارش دادن درمورد آن نباشید. از طولانی کردن گزارش و آوردن اطلاعات بی‌مورد اجتناب کنید.
4- تحلیل گزارش
در داده‌های تهیه‌شده به دنبال الگوهای مختلف بگردید. اگر چنین الگوهایی پیدا نکردید، احتمالا نیازی به اقدامات اصلاحی برای بازگشت پروژه به مسیر درست نخواهد بود.
5- سایر اقدامات لازم
هر جا که به نظرتان لازم بود، سراغ سایر اقدامات مشخص‌شده برای بهبود روند اجرای پروژه بروید. مثلا برنامه‌ریزی‌های قبلی برای اجرای پروژه را به‌روز کنید یا مشکلات بزرگ پیش‌آمده را به اطلاع ذی‌نفعان پروژه برسانید.
نرم افزار های زیادی برای مدیریت پروژه وجود دارد از جمله :
نرم افزار مدیریت پروژه منطق
نرم افزار مدیریت پروژه آرسس
نرم افزار كنترل پروژه بهاران سيستم
