مفهوم مدیریت پروژه
مدیریت پروژه، نظام سازمان یافته و به نوعی مدیریت منابع می باشد به نحوي که پروژه با یک چشم انداز مشخص، کیفیت مشخص، زمان مشخص و قیمت تمام شدة مشخص به اتمام برسد به عبارت دیگر مدیریت پروژه بکارگیري دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در اداره فعالیت ها، بمنظور رفع نیازها و انتظارات متولیان پروژه می‌باشد. مدیریت پروژه در اجراي این مهم از دو بازوي قدرتمند برنامه‌ریزي و کنترل بهره می‌گیرد. مدیریت برنامه‌ریزي و کنترل کاملاً متفاوت است و روش‌هاي فنی متفاوتی نیاز دارد و همین موضوع باعث پیشرفت علم مدیریت پروژه گردیده است.
اولین موضوعی که در مدیریت پروژه اهمیت دارد، این است که اطمینان حاصل کنیم پروژه با محدودیت‌هاي مشخص تعریف شده باشد و دومین موضوع مدیریت پروژه که می‌تواند بحث جالب‌تري نیز باشد، بهینه سازي اختصاص منابع و یکسان‌سازي داده‌هاي مورد نیاز به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده در پروژه می‌باشد؛ چرا که پروژه از یک‌سري فعالیت‌هاي کاملاً مشخص که از منابع (مالی، انسانی، مواد، انرژي، فرصت، تدارکات، ارتباطات و…) به منظور رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده استفاده می نمایند، تشکیل شده است. ولی بطور کلی می‌توان گفت هدف از اجراي پروژه برآورده کردن ایده‌ها و نیازها و رسیدن به اهداف می‌باشد.
مدیریت پروژه مستقیماً از مسئولیت‌هاي شخص مدیر پروژه می‌باشد. مدیر پروژه به ندرت مستقیماً در فعالیت‌هاي پروژه که منتهی به تولید محصول می‌شود شرکت می‌کند. اما بیشتر می‌کوشد تا پروژه به خوبی پیشرفت کند و روابط متقابل بین قسمت‌هاي مختلف، سازنده و مفید باشد به نحوي که احتمال شکست به حداقل خود برسد. مدیر پروژه غالباً نماینده مشتري است که بر اساس شناخت صحیحی که از دیدگاه مشتري دارد می‌تواند به خوبی تمامی نیازها و خواسته‌هاي او را مشخص و ارائه نماید. در این میان توانایی به وجود آوردن انسجام و هماهنگی بین فرآیندهاي مختلف در بخش‌هاي مختلف تحت قرارداد و ایجاد ارتباط نزدیک و سازنده با نماینده مشتري بسیار اساسی و مهم می‌باشد. یک مدیر موفق براي اطمینان از اینکه همه‌ی عوامل زمان، هزینه، کیفیت و مهمتر از همه رضایت مشتري کاملاً شناخته شده باشد باید بتواند کل پروژه را از ابتدا تا انتها ببیند و پیش‌بینی‌های لازم را انجام دهد و این اطمینان را به سایرین نیز بدهدکه پیش‌بینی‌ها تا حد زیادي صحیح بوده و محقق می‌گردند. مدیریت پروژه با استفاده از فرآیندهایی که براي آن تعریف شده است انجام می‌پذیرد و تیم پروژه کارهاي پروژه را مدیریت می‌کنند.
شایان توجه است که بسیاري از فرآیندهاي مدیریت پروژه ذاتاً تکرارپذیر هستند. این امر تا اندازه‌اي به دلیل وجود تفصیل فزاینده و ضرورت آن در سراسر چرخۀ حیات یک پروژه می‌باشد؛ به این معنا که هر چقدر بیشتر در مورد یک پروژه بدانیم، بهتر می توانی آن را مدیریت کنیم.
مقدار زیادي از دانش مورد نیاز براي مدیریت پروژه‌ها فقط منحصر به مدیریت پروژه می‌باشد به عنوان مثال، تحلیل مسیر بحرانی و ساختارهاي شکست کار. اما باید توجه داشت که هم‌پوشانی پیکرة دانش مدیریت پروژه با سایر دیسیپلین هاي مدیریت اجتناب ناپذیر است.
در برخی حوزه‌هاي کاربردي با مدیریت برنامه و مدیریت پروژه به صورت یکسان برخورد می‌شود؛ در برخی دیگر، مدیریت پروژه زیر مجموعه‌اي از مدیریت برنامه است. این تعدد معانی الزام می‌کند که پیش از هرگونه کاري درباره‌ی تفاوت مدیریت برنامه با مدیریت پروژه و حتی بر روي تعریف واضح و با ثبات هر واژه توافق لازم حاصل گردد.
مثلث مدیریت پروژه
مدیریت پروژه کوششی یکپارچه است لذا عمل یا نقص در اقدام به عمل در یک حوزه معمولاً بر سایر حوزه‌ها تأثیر می‌گذارد. ممکن است تعاملات روشن و قابل درك باشند یا می‌توانند ظریف و نامشخص باشند. به عنوان مثال یک تغییر در محدوده اغلب بر هزینه‌ی پروژه اثر می‌گذارد ولی ممکن است که بر روحیه‌ی تیم یا کیفیت محصول نیز تأثیرگذار باشد یا نباشد. این تعاملات اغلب به موازنه‌ی بین اهداف پروژه نیازمندند ممکن است عملکرد در یک حوزه تنها در صورت فدا شدن عملکرد در سایر حوزه‌ها بهبود یابد. ممکن است این موازنه‌هاي خاص عملکرد از یک پروژه به پروژه‌اي دیگر و از یک سازمان به سازمانی دیگر متفاوت باشند. مدیریت موفق پروژه به مدیریت فعال این تعاملات نیازمند است. پروژه‌ها نیز مانند هر کار دیگري محدودیت‌هاي خاص خود را دارا هستند. در مدیریت پروژه این محدودیت‌ها معمولاً شامل حوزه (چشم‌انداز)، زمان و هزینه می‌باشند که به این سه فاکتور اصطلاحاً مثلث مدیریت پروژه هم گفته می‌شود و هر محدودیت نماینده یکی از اضلاع مثلث می‌باشد. همچنان که در هندسه اگر یکی از اضلاع تغییر کند سایر اضلاع تغییر می‌کند در مدیریت پروژه هم تغییر هر یک از این محدودیت‌ها بر روي سایر عوامل تأثیر گذار است به عبارت دیگر این سه محدودیت با هم در تعامل هستند و تغییر هر کدام موجب تغییر در محدودیت‌هاي دیگر می‌شود مثلاً اگر حوزه پروژه (اهداف و یا کیفیت) افزایش یابد طبیعتاً زمان و هزینه نیز افزایش می‌یابند و یا یک محدودیت شدید زمانی باعث افزایش هزینه‌ها و کاهش چشم‌انداز می‌شود. همچنین بودجه کاملاً محدود باعث افزایش زمان و کاهش چشم‌انداز می‌شود. اما جالب است که بدانید بسیاري از متخصصان مدیریت پروژه از محدودیت‌هاي سه‌گانه پروژه به عنوان چارچوبی براي ارزیابی تقاضاهاي رقابتی یاد می‌کنند. محدودیت‌هاي سه‌گانه‌ی پروژه اغلب به شکل مثلثی ترسیم می‌شوندکه هر ضلع یا گوشه‌ی آن بیانگر یکی از عواملی است که توسط تیم پروژه مدیریت می‌شوند.
لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توأمان به هر سه عامل زمان، هزینه و حوزه است و خارج شدن هر یک از سه عامل مذکور از حدود تعیین شده، می‌تواند به انجام پروژه‌اي ناموفق و غیراقتصادي منجر شود. که در این میان سه عنصر کارفرما، پیمانکار و مشاور، نقش اصلی را در کنتر ل زمان، هزینه و کیفیت دارند.
- زمان
براي تحلیل و بررسی و همچنین تخمین زمان مورد نیاز براي اینکه یک محصول تولید و قابل تحویل شود روش‌هاي گوناگونی وجود دارد. یکی از این روش‌ها این است که فعالیت‌هاي مورد نیاز براي تولید محصول شناسایی شود و جدول ساختار شکست (WBS) تنظیم گردد. در ابتدا می‌بایست براي هر کدام از فعالیت‌ها زمان مورد نیاز را تخمین زده و در نهایت از مجموع زمان هر یک از فعالیت‌ها، زمان کل را به دست آورد. البته توجه شود که فعالیت‌ها می‌بایست اولویت‌بندي شده و وابستگی‌هاي بین آن‌ها مشخص شود و این اطلاعات در جدول زمان‌بندي پروژه ثبت گردد. وابستگی‌هاي بین فعالیت‌ها می‌تواند تأثیر به سزایی در طول مدت پروژه داشته باشد. همچنانکه دسترسی به منابع نیز تأثیر به سزایی در طول مدت پروژه دارد. مدیران پروژه در فاز اجرایی غالباً دو حد نهایی براي جلوگیري از تغییر زمان خاتمه پروژه در نظر می‌گیرند.
- هزینه
هزینه‌هاي اجرایی یک پروژه به موارد متعددي بستگی دارد که این موارد به طور عمده عبارتند از: کمیت منابع، میزان تلاش، مصالح مورد نیاز، مدیریت ریسک (مثلاً تغییر قیمت)، مدیریت ارزش به دست آمده، تأسیسات (ساختمان‌ها، ماشین آلات و…)، تجهیزات، افزایش هزینه‌ها، هزینه‌هاي غیر مستقیم، میزان سود و…
- حوزه (محدوده ، چشم انداز)
منظور از حوزه را در دو جنبه می توان مورد بررسی قرار داد:
محدوده: که منظور فعالیت‌ها، فرآیندها و مراحلی است که ابعاد پروژه را تعیین و چارچوب کاري آن را مشخص می‌نماید و در همین راستا پروژه‌ها به دسته‌هاي کوچک، متوسط و بزرگ تقسیم‌بندي می‌شوند.
چشم انداز: که منظور اهداف مشخصی است که می‌بایست در انتهاي پروژه به آن‌ها برسیم و یا به عبارتی همان چیزي است که قرار است پروژه به انجام برساند و در واقع نتیجه نهایی پروژه محسوب می‌شود. یکی از مؤلفه‌هاي مهم حوزه، کیفیت محصول نهایی پروژه می‌باشد. مقدار زمانی که براي هر فعالیت تعیین می‌شود ارتباط تنگاتنگی با کیفیت کلی پروژه خواهد داشت. بعضی از فعالیت‌ها براي اینکه به طور مناسبی اجرا شوند به مقدار زمان مشخصی نیاز دارند اما اختصاص زمان بیشتر معمولاً باعث ارتقا کیفیت می‌شود. در پروژه‌هاي بزرگ کیفیت بالا عامل مهمی بر روي زمان و هزینه می‌باشد.
علاقه مندان می توانند در دوره مدیریت پروژه موسسه خرد شرکت کرده و در انتها گواهینامه وزارت علوم دریافت کنند. با ارائه این دوره، مؤسسه خرد سعی کرده است که برنامه ریزی و مدیریت پروژه به صورت دقیق و در عین حال مفید، مختصر و کاربردی مورد بررسی قرار گیرد و شیوه ای از برنامه ریزی و مدیریت پروژه را با توجه به شرایط کاری ارائه گردد که در عین سادگی بسیار کاربردی باشد. ضمناً در انتهای دوره نیز امکان اخذ مدرک مدیریت پروژه از دانشگاه جامع علمی کاربردی بدون پرداخت وجه برای شرکت کنندگان مقدور می باشد.
