منشی یا مسئول دفتر خوب کیست؟
منشی حرفه ای کسی است که از استعدادها و خلاقیتش در جهت انجام دادن بهتر وظایفش بره می برد. او اهداف را شناسایی میکند، برنامه ریزی و سازماندهی می کند، تصمیم می گیرد و اجرا می کند. اگر در انجام کارها دچار اشتباه یا خطا شد با افتخار آن را میپذیرد و آن را اصلاح میکند.
برخلاف تصور عموم، وظیفه منشی فقط پاسخگویی به تلفن ها و ترتیب دادن ملاقات ها نیست. او به عنوان نماینده مدیریت اولین برخورد را با مراجعه کنندگان خواهد داشت. بنابراین، باید تلاش کند تا با هر کس مطابق موقعیت اجتماعی و شخصیتش رفتاری مناسب داشته باشد وبتواند نمایی از سازمان خود را در ذهن دیگران به تصویر بکشد.
جهت شرکت در دوره آموزشی مسئولین دفاتر کلیک کنید
صفات لازم برای منشی
از ویژگی های مسئول دفتر می توان به موارد زیر اشاره نمود:
1. توانایی و دانایی
2. وضع ظاهری مناسب (لباس ساده، چهره ای گشاده و نظافت ظاهر و لباس)
3. اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت بدون بروز هر گونه اضطراب و نگرانی
4. حس همکاری و حسن سلیقه
5. رفتار اجتماعی مناسب
6. حافظة خوب و حضور ذهن
7. رازداری و متعهد بودن
8. قدرت تصمیم گیری و ابتکار
9. نرمی در گفتار
10. صبر و تحمل
11. سعی در یادگیری کارها
12. دانستن جای نامه ها و وسایل
13. اقرار به اشتباهات خود
14. توجه به نظرات دیگران و قضاوت آن ها در مورد خود
15. پیگیری دستورات رئیس
جهت شرکت در دوره آموزشی مسئولین دفاتر کلیک کنید
شرح وظایف مسئول دفتر
1- دریافت نامه ها ،اوراق پرونده ها وسایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت.
2- تفکیگ وتوزیع نامه ها وگزارشات وسایر مکاتبات بین افراد واحد مربوطه و پیگیري آنها.
3- نگهداري وبایگانی کردن پرونده ها ، اوراق نامه ها وگزارشات درمحل هاي مخصوص.
4- تنظیم لیست متقاضیان ملاقات با سرپرست وتعین ساعات ملاقات براي آنها.
5- ابلاغ دستورات صادره سرپرست مربوطه به اشخاص.
6- تنظیم اوقات جلسات ومطلع ساختن مقامات یاافرادشرکت کننده درجلسات.
7- پاسخگوئی به مراجعیین وراهنمایی آنها.
8- دریافت وارسال فاکس ها وارجاع آن به واحدها واشخاص
بازارکار منشی / مسئول دفتر
شما به عنوان منشی می توانید در بخش اداری یا دفتری هر سازمان یا شرکت دولتی و خصوصی مشغول به کار شوید. با کسب تجربه و مهارت بیشتر می توانید به رده های کارشناس یا مدیر اداری دست یابید. در خصوص وضعیت بازارکار و میزان استخدام شغل منشی گری در ایران، آمار و ارقام دقیقی منتشر نشده است اما به طور کلی با توسعه کسب و کار و رونق اقتصادی که به تبع آن فعالیت شرکت ها و سازمان ها افزایش یافته و کارآفرینی بهبود می یابد، نیاز اشخاص، شرکت ها و سازمان ها به کارکنان دفتری از جمله منشی نیز افزایش خواهد یافت.
جهت شرکت در دوره آموزشی مسئولین دفاتر کلیک کنید
شخصیت های مناسب این شغل منشی
در یک انتخاب شغل صحیح و درست، عوامل مختلفی از جمله ویژگی های شخصیتی، ارزش ها، علایق، مهارت ها، شرایط خانوادگی، شرایط جامعه و… برای هر فرد باید در نظر گرفته شوند. یکی از مهم ترین این عوامل ویژگی های شخصیتی می باشد. شناخت درست شخصیت هر فرد فرآیندی پیچیده و محتاج به تخصص و زمان کافی است. البته هر فردی ویژگی های منحصربه فرد خود را دارد، حتی افرادی که به نوعی تیپ شخصیتی مشابه دارند، باز هم در برخی موارد با یکدیگر متفاوت هستند.
به طور کلی همیشه افراد موفقی از تیپ های شخصیتی مختلف در تمام مشاغل هستند و نمی توان دقیقا اعلام کرد که فقط تیپ های شخصیتی خاصی هستند که در این شغل موفق می شوند. اما طی تحقیقاتی که صورت گرفته تیپ های شخصیتی ای که برای این شغل معرفی می شوند، عموما این کار را بیشتر پسندیده و رضایت شغلی بیشتری در آن داشته اند.
