طبق قانون پارکینسون، کار تا زمانی ادامه می یابد که زمان در دسترس برای تکمیل آن به پایان رسد. به عنوان مثال، اگر شما 3 هفته را برای انجام یک کار اختصاص دهید، مهم نیست که در واقعیت می توانید آن را سریع تر انجام دهید، بلکه به صورت ناخودآگاه کار را تا سه هفته ادامه خواهید داد به طوری که زودتر از آن به پایان نمی رسد.

اینجاست که تکنیک برنامه ریزی تایم باکسینگ وارد عمل می شود. شما می توانید با به کارگیری این تکنیک کارهای خود را زودتر از موعد تعیین شده به پایان برسانید. در این مقاله، همه چیزهایی که باید در مورد تکنیک تایم باکسینگ (که به تکنیک ایلان ماسک نیز نامیده می شود) بدانید شامل آموزش نحوه استفاده، مزایا و همچنین پی دی اف تایم باکسینگ قابل دانلود را برای شما جمع آوری کرده ایم. با ما همراه باشید.

تکنیک تایم باکسینگ (Time Boxing)

تایم باکسینگ چیست
روش استفاده از تایم باکسینگ
چگونه یک دفتر برنامه ریزی تایم باکسینگ درست کنیم؟
مزایای استفاده از روش برنامه ریزی time boxing
دانلود پی دی اف تایم باکسینگ

تایم باکسینگ چیست

تایم باکسینگ یک تکنیک برنامه ریزی و مدیریت زمان ساده است که اختصاص یک واحد زمانی ثابت به یک فعالیت و سپس تکمیل آن فعالیت در همان محدوده زمانی را شامل می شود. این مفهوم برای اولین بار توسط جیمز مارتین به عنوان بخشی از توسعه نرم افزار چابک معرفی شد. جیمر مارتین نویسنده کتاب توسعه سریع برنامه است.

در اصل، تایم باکسینگ یکی از معروفترین تکنیک های مدیریت زمان است که در آن یک بازه زمانی ثابت به یک فعالیت از قبل برنامه ریزی شده اختصاص داده می شود. فرد در بازه زمانی مشخص بر روی آن فعالیت کار می کند و پس از اتمام زمان کار را متوقف می سازد. سپس، ارزیابی می کند که آیا به اهداف خود دست یافته است یا نه.

شما می توانید از این رویکرد برای رسیدگی به وظایف مدیریت پروژه یا مدیریت وظایف شخصی استفاده کنید. در تکنیک برنامه ریزی تایم باکسینگ، بازه های زمانی «تایم باکس» نامیده می شوند و می توانند از 15 دقیقه تا چند ماه را شامل شوند. یک تایم باکس معمولا موعد مقرر و اهداف مشخصی دارد و همچنین ممکن است شامل بودجه و نقاط عطف باشد.

در پایان هر تایم باکس، کار را متوقف کرده و صرف نظر از مقدار کار انجام شده آن را ارزیابی می کنید. به عنوان مثال، فرض کنید که می خواهید دفتر کار خود را مرتب کنید، اما نمی خواهید یک بعد از ظهر کامل را به آن اختصاص دهید. بنابراین، نیم ساعت را برای انجام این کار اختصاص می دهید و دقیقا بعد از تایم باکس نیم ساعته کار را متوقف می کنید. سپس، می توانید میزان پیشرفت خود را ارزیابی کنید.

روش استفاده از تایم باکسینگ

تکنیک برنامه ریزی تایم باکسینگ شامل 5 مرحله است:

یافتن وظایف مناسب
تعیین اهداف
تنظیم زمان
کار کردن و ارزیابی نتایج
مطالبه پاداش

در ادامه، با هر یک از این مراحل بیشتر آشنا خواهیم شد.

مرحله 1: یافتن وظایف مناسب

به طور کلی، می توانید کاری که می خواهید را انتخاب کنید و یک تایم باکس را به آن اختصاص دهید، اما بهترین گزینه این است که برای موارد زیر تایم باکس اختصاص دهید:

کارهایی که برای انجام آن ها هیچ انگیزه ای ندارید

این ها معمولا کارهای طاقت فرسایی هستند که زمان و تلاش زیادی را از شما می گیرند، مانند نوشتن یک رمان یا به پایان رساندن یک تحقیق 10000 کلمه ای. شما می دانید که نمی توانید این کارها را سریع به پایان برسانید، بنابراین آن ها را به تعویق می اندازید.

با تقسیم این کارها به کارهای کوچک تر قابل مدیریت و اختصاص دادن یک موعد مقرر برای به پایان رساندن هر یک، دشواری کار را کمتر می کنید. تنها کاری که باید انجام دهید ایجاد انگیزه برای رسیدن به نقطه عطف بعدی است که این قابل مدیریت است.

کارهایی که نمی خواهید زمان زیادی را صرف انجام آن ها کنید

این کارها معمولا ضروری اما ناخوشایند هستند، به طوری که نمی خواهید برای انجام آن ها زمان زیادی را اختصاص دهید. به عنوان مثال، تمیز کردن اتاق خواب یا مرتب کردن ایمیل ها. با تعیین یک موعد مقرر برای چنین کارهایی، زمان انجام آن ها را محدود می کنید.

مرحله 2: تعیین اهداف

بعد از این که کارهای خود را انتخاب کردید، به چیزهایی که می خواهید به آن دست یابید و بازه زمانی دستیابی به آن ها را مشخص کنید. به عنوان مثال، اگر بر نوشتن یک مقاله 10000 کلمه ای کار می کنید و 30 روز برای تکمیل آن وقت دارید، هدف بلندمدت شما مشخص است. اما برای دستیابی به این هدف نهایی، باید تعداد معینی کلمه در روز بنویسید. این تعداد کلمات به هدف روزانه شما تبدیل می شود.

برای این که کار را در موعد مقرر به پایان برسانید، باید 400 کلمه در روز بنویسید که در نهایت در 25 روز مقاله را تکمیل خواهد کرد. به عبارت دیگر، 5 روز اضافی برای ویرایش و بازبینی در اختیار خواهید داشت.

وقتی صحبت از کارهایی می شود که انگیزه کافی برای انجام آن ها را ندارید، می توانید کار کردن بر روی آن در یک تایم باکس معین را خود به یک هدف تبدیل کنید. به عنوان مثال، تمیز کردن اتاق در 15 دقیقه به خودی خود یک هدف است.

مرحله 3: تنظیم زمان

وقتی در مورد کاری که باید انجام دهید تصمیم گرفتید و اهداف دستیابی به آن را تعیین کردید، باید یک بازه زمانی را به آن اختصاص دهید. بنابراین، وقتی تصمیم گرفتید کار را چه زمانی شروع و چه زمانی به پایان برسانید، در صورتی که چارچوب زمانی به شما اجازه دهد می توانید این زمان را در تقویم خود علامت بزنید تا از مسیر درست خارج نشوید.

همانطور که در مرحله اول ذکر شد، از تکنیک برنامه ریزی تایم باکسینگ برای انجام سخت ترین کارها یا کارهایی که برای آن ها انگیزه کافی ندارید استفاده خواهید کرد. بنابراین، به یک تایم باکس کوتاه و بهینه برای مدیریت آن نیاز دارید.

به مثال مقاله 10000 کلمه ای بازمی گردیم. بر اساس مرحله 2 به این نتیجه رسیدید که باید روزی 400 کلمه بنویسید تا کار در 25 روز به پایان رسد. با این وجود، باید زمانی که هر روز صرف این کار می کنید را نیز محدود کنید. اینجاست که تایم باکسینگ به کمک شما می آید.

شما می توانید تایم باکس نگارش و ویرایش مقاله را به 3 ساعت در روز محدود کنید. این زمان را در دستور کار خود یادداشت کنید و به آن پایبند باشید.

همچنین، باید زمان شروع کار در روز را مشخص کنید. به گفته برایان تریسی در کتاب «قورباغه را بخور»، بهتر است سخت ترین کارها را اول صبح انجام دهید. بنابراین، می توانید یک تایم باکس را برای مهم ترین، ضروری ترین و سخت ترین کارها در صبح تعیین کنید.

مرحله 4: کار کردن و ارزیابی نتایج

مرحله آخر ممکن است ساده ترین مرحله باشد. بر روی اولین وظیفه برنامه ریزی شده کار می کنید و به کار ادامه می دهید تا به پایین لیست وظایف تایم باکسینگ خود برسید. برای اطمینان از رعایت چارچوب زمانی، بر زمانی که برای هر وظیفه صرف می کنید نظارت کنید.

هر بار که بر روی یک وظیفه در یک بازه زمانی از پیش تعیین شده کار می کنید، تکنیک تایم باکسینگ را با موفقیت انجام می دهید. بعد از هر تایم باکس، باید نتایج به دست آمده را ارزیابی کنید. اگر توانستید به اهداف خود دست یابید، در موعد مقرر کار را به پایان برسانید و از بودجه تعیین شده خارج نشوید، زمان آن رسیده است که به خود پاداش دهید.

مرحله 5: مطالبه پاداش

این مرحله در تایم باکسینگ ضروری نیست، اما می توانید با انجام موفقیت آمیز کارها و ارائه کار در موعد مقرر به خود پاداش دهید. به عنوان مثال، بعد از هر 3 ساعت کار روزانه برای نوشتن 400 کلمه برای تکمیل یک مقاله تحقیقاتی 10000 کلمه ای، می توانید با رفتن به یک کافه یا تماشای یک قسمت از برنامه تلویزیونی محبوب به خود پاداش دهید.

این پاداش ها به شما انگیزه می دهند تا تمام تایم باکس های تعیین شده را به پایان برسانید. به هر حال، دانستن این که پاداشی در انتظار شماست به شما انگیزه می دهد تا کار را انجام دهید. از طرف دیگر، اگر کار را به تعویق بیاندازید، به احتمال زیاد از پاداش صرف نظر کرده و تمام تلاش خود را می کنید تا دفعه بعدی عملکرد بهتری داشته باشید.

چگونه یک دفتر برنامه ریزی تایم باکسینگ درست کنیم؟

برای ایجاد یک دفتر برنامه ریزی تایم باکسینگ می توانید از Clockify که یک اپلیکیشن ردیابی زمان است و Trello، که یک ابزار مدیریت پروژه می باشد، استفاده کنید. به کمک Clockify می توانید زمان صرف شده برای انجام هر کار را ردیابی کنید و سپس گزارش کار خود را دریافت کنید.

Trello نیز یک ابزار مدیریت زمان است که به شما امکان ردیابی پیشرفت پروژه ها با انتقال کارت ها به ستون های مختلف را می دهد. می توانید ستون های مختلفی با عناوین کارهای آماده انجام، کارهای هفتگی، کارهای روزانه، کارهای در حال انجام و کارهای انجام شده ایجاد کنید. با انتقال هر کار بین این ستون ها، می توانید روند پیشرفت کلی کار را مشاهده کنید.

مزایای استفاده از روش برنامه ریزی time boxing

به طور کلی، تکنیک برنامه ریزی تایم باکسینگ مزایای زیادی به همراه دارد و دلایل زیادی وجود دارد که از این تکنیک استفاده کنید. در ادامه، به برخی از مهم ترین آن ها می پردازیم.

1. بر کارهایی که دوست ندارید کار خواهید کرد

گاهی اوقات، کارهایی وجود دارند که نمی توانید خود را مجبور به انجام آن ها کنید. با این وجود، اختصاص بازه های زمانی کوتاه به این کارهای ناخوشایند باعث می شود که کمتر ترسناک به نظر آیند. همچنین، به شما این امکان را می دهد تا در بازه زمانی مشخص شده روی آن ها کار کنید.

2. زمان کمتری را صرف کارهای ناخوشایند می کنید

گاهی اوقات، کارهایی وجود دارند که نمی خواهید زمان زیادی را برای انجام آن ها صرف کنید. اگر زمان انجام این نوع کارها را محدود کنید، می توانید از انجام آن ها مطمئن شوید. اگر تایم باکس های کوچک را به این فعالیت ها در یک بازه زمانی طولانی تر اختصاص دهید، به احتمال زیاد بدون این که متوجه شوید کار را به اتمام می رسانید.

3. کمال گرایی را کنار می گذارید

وقتی فقط 25 دقیقه برای انجام کاری زمان دارید، توجه به تمام جزئیات دقیق کار دشوار و غیرممکنی است. تکنیک برنامه ریزی تایم باکسینگ مطمئن می شود که بعد از یک مدت زمان تعیین شده، کار کردن را متوقف کنید و زمان زیادی را صرف کارهای بیهوده نکنید.

4. انگیزه شما را تقویت می کند

هیچ چیزی به اندازه یک تایمر زمان به شما انگیزه لازم برای تمرکز بر کاری که انجام می دهید را نمی دهد. تعیین یک تایم باکس برای کار بر روی وظایف به شما کمک می کند تا بر وظایف تمرکز کنید. همچنین، مانع حواس پرتی و اهمال کاری شما می شود.

برای این که انگیزه خود را به حداکثر برسانید، می توانید یک چالش خاص را برای خود تعریف کنید و تعدادی وظیفه کوچک را انتخاب کنید که باید قبل از اتمام یک تایم باکس به پایان برسانید. به عنوان مثال، به چند ایمیل مشتریان در طول یک بازه زمانی یک ساعته پاسخ می دهید؟

5. در زندگی شما تعادل ایجاد می شود

در زندگی بسیار اتفاق می افتد که زمان زیادی را صرف فعالیت های خاص می کنیم که دیگر زمانی برای انجام سایر فعالیت ها نداریم. تکنیک تایم باکسینگ به شما کمک می کند تا زمان انجام هر کار را محدود کنید. آیا زمان زیادی را برای جلسات خود اختصاص می دهید؟ یک تایم باکس 15 دقیقه ای برای هر جلسه تعیین کنید و مطمئن شوید که بعد از 15 دقیقه جلسه را به پایان برسانید.

آیا زمان کافی را با خانواده خود سپری نمی کنید؟ یک تایم باکس 1 ساعته را برای همراهی با خانواده در روز اختصاص دهید و از این لحظات نهایت استفاده را ببرید.

در نهایت، تکنیک تایم باکسینگ تعادلی را بین کارهای شخصی و مربوط به کسب و کار به وجود می آورد. همین امر، کیفیت زندگی شما را بهبود می بخشد.