در اینجا قصد داریم تکنیک هایی را در نرم افزار اکسل آموزش دهیم که شما را به کاربران حرفه ای در این نرم افزار تبدیل کند. برخی از این ترفندها عبارتند از :
بین فایل های مختلف اکسل (excel) جابجا شوید
وقتی چند صفحه باز شده دارید، جابجایی بین آن ها بسیار آزار دهنده است چرا که اگر گاهی در صفحه اشتباه کار کنید تمام پروژه نابود می شود. با استفاده از ctrl+tab می توانید بین چند فایل مختلف آزادانه جابچا شوید. این دستور در محیط ویندوز برای جابجایی بین صفحات ویندوز هم کاربرد دارد.
تبدیل ستون ها به سطرها (و بالعکس) در اکسل
گاه ممکن است بخواهید در نرم افزار اکسل (excel) داده ها را از فرمت ستون به فرمت سطر(یا بالعکس) تبدیل کنید. برای اینکار، سطر یا ستونی که میخواهید تبدیل در آن ها انجام دهید را کپی کنید، سلول مقصد را راست کلیک نمائید و Paste Special را انتخاب نمائید. سپس کادری با برچسب Transpose که در پائین پنجره ظاهر می شود را تیک بزنید و ok را کلیک نمائید. اکسل بقیه کارها را انجام می دهد.
PivotChart
PivotChart به شما امکان می دهد تا به روشی آسان و قابل فهم نگاهی سریع به مجموعه داده های پیچیده داشته باشید. PivotChartها متغییرهای مشابه متغییرهای چارت قدیمی یعنی PartPivotTable دارند، همان مجموعه داده ها، همان طبقه بندی ها ، اما در PivotChartها فیلترهای تعاملی نیز وجود دارند، بنابراین میتوانید گشت و گذاری در میان زیر مجموعه داده ها داشته باشید.
اکسل ۲۰۱۳، شامل بخش Recommended PivotCharts است که در زیر آیکن Recommended Charts در قسمت Charts تب Insert لیست شده اند. با چرخاندن اشاره گر ماوس روی آن گزینه میتوانید پیش نمایش یک چارت را ببینید. برای ساخت دستی PivotChart ، آیکن PivotChart را در تب Insert انتخاب نمائید.
فرمول IF and IF ERROR در اکسل
IF and IFERROR دو نوع از مفیدترین فرمول های IF در اکسل هستند. IF به شما امکان می دهد از فرمول های شرطی استفاده کنید که از یک سو صحیح (true) بودن یک چیز خاص را محاسبه می کند و از سوی دیگر غلط (false) بودن آن چیز خاص را. مثلاً میتوانید دانش آموزانی که امتیاز ۸۰ یا بالاتر را در یک امتحان گرفته اند شناسایی کنید. به این ترتیب که اگر امتیاز درون ستون C بالای ۸۰ باشد، سلول می باید ‘Pass’ را گزارش دهد و اگر امتیاز ۷۹ یا زیر ۷۹ باشد، باید «Fail» را گزارش نماید.
IFERROR نوع دیگری از فرمول استاندارد IF است و اگر فرمول مورد استفاده شما سعی در بازگرداندن خطا داشته باشد، به شما امکان می دهد تا یک مقدار خاص (یا مقدار خالی) را بازگردانید. مثلاً اگر Vlookup را در برگه یا جدول دیگری اجرا می کنید، فرمول IFERROR میتواند در هر نمونه که Vlookup قادر به پیدا کردن مرجع نیست، فیلد را خالی تحویل دهد.
انتخاب سریع یک محدوده به کمک کلید Shift
در اکسل اولین سلول را انتخاب کرده و با نگهداشتن کلید Shift و کلیک روی سلول انتهایی آن محدوده را انتخاب نمایید.
Vlookup
Vlookup به شما امکان می دهد داده هایی که در سراسر برگه ها و کتاب های کار اکسل پراکنده شده اند را جمع آوری کنید و آن برگه ها را در یک محل جهت ساختن گزارشات و خلاصه ها، جمع آوری نمایید.
فرض کنید که دریک مغازه خرده فروشی کار می کنید، هر محصول معمولاً دارای شماره کالای مخصوص است و شما میتوانید از این شماره به عنوان نقطه ارجاع در Vlookup ها استفاده کنید. فرمول Vlookup این آیدی را با آیدی مربوط در برگه دیگر مطابقت می دهد، بنابراین میتوانید توضیح کالا، قیمت، میزان کالای موجود در انبار و اطلاعات دیگر که به کتاب کار فعلی شما اشاره دارند را استخراج نمایید.
فرمول Vlookup را در منوی فرمول ها فرابخوانید و سلولی که شامل شماره ارجاع شماست (۱) وارد کنید، سپس محدوده سلول های موجود در برگه یا کتاب کاری که لازم است داده ها را از آنها استخراج کنید، وارد نمایید (۲) شماره ستون مربوط به نقطه داده ای که بدنبالش هستید را وارد کنید (۳) و در صورتی که نزدیکترین آیتم به مرجع را می خواهید، True و در صورتی که آیتم دقیق را میخواهید، False را وارد نمائید.
ساخت چارت ها در اکسل
برای ساخت یک چارت، داده ها را همراه با هدرهای ستون(۱) در اکسل وارد نمائید و Insert > Chart > Chart Type را انتنخاب نمائید(۲).
اکسل ۲۰۱۳ شامل بخش چارت های پیشنخرد (Recommended Charts) (3)همراه با طرح های مبتنی بر نوع داده هایست که با آن ها کار می کنید. پس از ساختن نسخه عمومی یک چارت، منوهای Chart Tools را برای اختصاصی کردن آن باز کنید. گزینه های جالبی را می بینید که می توانید برای کارتان از آن ها استفاده کنید.
برای علاقه مندان به این حوزه موسسه آموزشی خرد اقدام به برگزاری دوره آموزشی ICDL مهارت های هفتگانه کرده است. این دوره زیر نظر وزارت علوم برگزار می شود و درنهایت شما پس از اتمام دوره مدرک وزارت علوم دریافت خواهید کرد برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید
