مسئول یا مدیر روابط عمومی نقشی حیاتی و کلیدی در هر سازمان و یا شرکتی است که به نحوی با مردم، رسانه ها و ذینفعان خارج از سازمان در ارتباط است. مدیر روابط عمومی وظیفه هر نوع هماهنگی و ارتباط پرسنل با مدیریت و همچنین رابطه سازمان با خارج از سازمان و شبکه های اجتماعی و رسانه ها را بر عهده دارد. مدیر روابط عمومی وظایف و مسئولیت های دیگری نیز دارد که ممکن است از آن ها بی خبر باشید. در ادامه چک لیست و شرح وظایف مدیر روابط عمومی و مهارت های مورد نیاز او را ارائه می دهیم.
مدیر روابط عمومی کیست؟
مدیر روابط عمومی فردی حرفه ای است که مسئولیت مدیریت ارتباط سازمان با جامعه، رسانه ها و ذینفعان را بر عهده دارد. مهمترین مسئولیت مدیر روابط عمومی معرفی سازمان به مخاطبان از طریق مصاحبه، تبلیغات و رسانه ها و ارزشمند تر نشان دادن نام یا همان برند شرکت می باشد. برای این وظیفه مدیر روابط عمومی تلاش می کند رابطه شرکت را با تمامی شبکه های اجتماعی به خوبی مدیریت نماید. مدیر روابط عمومی روندهای اجتماعی، اقتصادی و سیاسی که ممکن است بر سازمان تأثیر بگذارد را نظارت می کند تا برای واکنش به موقع در برابر آن ها آمادگی داشته باشد.
تبلیغات اصولی برای شرکت و سخنگویی در رسانه ها تنها دو وظیفه دیگر از مدیر روابط عمومی می باشد. مدیر روابط عمومی نقشی مدیریتی در سازمان دارد. اگر مدیر روابط عمومی یک شرکت یا سازمان خوب باشد، آن شرکت در دید عموم شناخته شده تر شده و دید افراد نسبت به آن سازمان مثبت تر خواهد شد و در نتیجه مشتریان شرکت افزایش می یابد. پیشنهاد می کنیم تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
چک لیست وظایف مدیر روابط عمومی
همانطور که متوجه شدید مدیر روابط عمومی وظایف متعددی دارد، در ادامه چک لیست وظایف مدیریت روابط عمومی را می خوانید:
- برگزاری جلسه های متعدد بین کارکنان و مدیر سازمان جهت هماهنگی های بیشتر
- برقراری رابطه کارآمد با مسئولان رسانه ها
- کسب مهارت در تمام شبکه های اجتماعی و رسانه ای
- تلاش برای حفظ نام و برند شرکت
- چاپ بروشور برای تبلیغ موثر سازمان
- نظارت موثر بر تیم بازاریابی و رسانه
- مشاوره دادن به مشاوران ارشد سازمان
- شرکت در جلسه های بیرون سازمان در جهت معرفی و ارتقای آن
- ایجاد کمپین های تبلیغاتی
- پیگیری تبلیغات و رسانه ها
- تلاش در جهت بهبود نام و لوگوی شرکت یا سازمان
- مراقبت از نام سازمان در برابر شایعه ها و اتفاقات این چنینی
- هماهنگی ها در جهت راه اندازی سایت برای معرفی و تبلیغات سازمان
- تعامل با اعضای رسانه ها
- پاسخگویی به مشتریان
- ارائه گزارش های دوره ای به مدیریت سازمان در رابطه با رسانه ها و مشتریان
- طراحی و برگزاری نشست های خبری، جشنواره ها و … در جهت پیشرفت سازمان
- ایجاد نقش درست در ذهن مخاطبان و مشتریان از خدمات سازمان
- استخدام کارشناسان روابط عمومی
- اعلام وقایع مهم و ضروری سازمان به مشتریان و رسانه ها
- بررسی پیشنهادات به سازمان و ارجاع به مدیر سازمان
- تلاش در جهت تحقق اهداف اصلی سازمان
- نظارت بر نگهداری آرشیو تصاویر و فیلم ها در سازمان و رسانه ها
- طراحی هدایای تبلیغاتی برای اهدا به مهمانان همایش ها و جشنواره ها
- تنظیم درخواست برای خرید های شرکت
- دعوت خبرنگاران در مراسم ها و جشنواره های لازم
- هماهنگی کلیه فعالیت های روابط عمومی
- مدیریت مصاحبه با خبرنگاران
- ایجاد محتوا برای بیانیه های مطبوعاتی، مقالات فرعی و ارائه های اصلی
- ارزیابی فرصت های مشارکت و حمایت های مالی
مهارت های مدیر روابط عمومی
هر مدیر روابط عمومی لازم است مهارت هایی داشته باشد که در ادامه این مهارت ها را عنوان می کنیم:
مهارت برنامه ریزی
از آنجایی که یکی از مهمترین اصول برای انجام درست وظایف مدیر روابط عمومی برنامه ریزی درست می باشد، لازم است مدیر روابط عمومی توانایی برنامه ریزی را داشته باشد. اگر برنامه ریزی به درستی انجام نشود، امور مهم سازمان به تعویق افتاده و ممکن است سازمان از پیشرفت باز بماند.
توانایی اجرای کار تیمی
همانطور که در مطالب قبل عنوان نمودیم، لازم است مدیر روابط عمومی برخی کارها را به صورت تیمی انجام دهد و از این رو توانایی اجرای کار تیمی یکی از مهارت های لازم برای شغل مدیر روابط عمومی می باشد.
مهارت نویسندگی
مدیر روابط عمومی لازم است بتواند گزارشاتی ارائه دهد و همچنین در رسانه ها و تبلغیات محتوایی بنویسد. از این رو مهارت نویسندگی یکی از مهارت های مدیر روابط عمومی می باشد. مهارت نویسندگی یکی از مهارت های اکتسابی به شمار می رود و شما می توانید مهارت نویسندگی خود را از طریق آموزش توسعه بخشید.
مهارت مذاکره
می دانیم که مدیر روابط عمومی رابط بین شرکت و مشتریان یا اعضای رسانه ها و شبکه های اجتماعی است. به همین دلیل یکی از مهمترین وظایف او مذاکره با این افراد است و مهارت مذاکره نیز مهارتی است که لازم است هر مدیر روابط عمومی داشته باشد تا در شغل خود به مشکلی برنخورد.
توانمندی متقاعد سازی حرفه ای
گاها لازم است برای پیش برد اهداف، افرادی را متقاعد کنیم و این کار نیز به سادگی انجام نمی شود. توانمندی متقاعد سازی حرفه ای یکی ازمهارت های لازم برای مدیر روابط عمومی می باشد. به زبان دیگر متقاعد سازی حرفه ای هنری است که باید هر مدیر روابط عمومی داشته باشد.
مهارت ارائه و سخنرانی
یکی از مهارت های مهم در حوزه روابط عمومی ارائه و گزارش درست مواردی است که افراد دیگر باید از شرکت بدانند. از ابزارهای ارائه می توانیم به اکسل، پاورپوینت و … اشاره کنیم. مدیر روابط عمومی لازم است گاهی سخنرانی داشته باشد و از این رو مهارت ارائه و سخنرانی مهارت مهمی برای مدیر روابط عمومی به حساب می آید.
توانایی ارتباط موثر
لازم است مدیر روابط عمومی ارتباط کارآمدی با افراد و رسانه ها برقرار نماید و از این رو توانایی ارتباط موثر یکی از مهارت های مهم برای افرادی است که مدیر روابط عمومی هستند.
مهارت بازرایابی
همانطور که متوجه شدیم مدیر روابط عمومی لازم است با مشتریان مذاکره کند. همچنین مهارت بازاریابی یکی از مهارت های مهم مدیر روابط عمومی می باشد ولازم است اصول بازاریابی را بلد باشد تا بتواند محصولات یا خدمات سازمان را به خوبی در ذهن افراد برجسته کرده و به فروش سوق دهد.
ذهن تحلیلگر داشتن
ممکن است هر سازمانی چالش هایی داشته باشد و از این رو مدیر روابط عمومی باید بتواند این چالش ها را حل نموده و امور را به خوبی مدیریت نماید. به همین دلیل ذهن تحلیلگر داشتن مهارت دیگری برای مدیر روابط عمومی می باشد.
توانایی مدیریت کارها
از آنجایی که یکی از وظایف اساسی مدیر روابط عمومی مدیریت کارهای مربوط به حیطه کاری خود می باشد، به همین دلیل لازم است مدیر روابط عمومی توانایی مدیریت کار ها را داشته باشد. توانایی مدیریت امور ساده نمی باشد و کاری اصولی است.
توانمندی اولویت بندی امور
برای اینکه سازمان به درستی کار کند و به اهداف خود برسد لازم است کارها اولویت بندی شوند. به همین دلیل توانمندی اولویت بندی وظایف مدیر روابط عمومی نیز مهارتی ویژه برای این شغل است. اولویت بندی امور باید به گونه ای انجام شود که کارها در زمان مناسب و در جهت رسیدن به اهداف سازمان انجام شود.
تجربه داشتن در مدیریت شبکه های اجماعی
مدیر روابط عمومی ارتباط تنگاتنگی با شبکه های اجتماعی ورسانه ها دارد و از این رو لازم است تجربه لازم در مدیریت شبکه های اجتماعی داشته باشد. اگر مدیر روابط عمومی این تجربه را داشته باشد، موجب می شود امور سازمان در شبکه های اجتماعی بهتر انجام شود.
مهارت در رسانه های دیجیتال
همچنین مدیر روابط عمومی لازم است زیر و بم رسانه های دیجیتال را بلد باشد وبه تمام امور آشکار و پنهان این شبکه ها آگاه باشد. امروزه رسانه های دیجیتال نقش تعیین کننده ای در امور مختلف یافته اند و اهداف سازمان ها نیز در این امور قرار دارند.
تفکر خلاق داشتن
برای تنظیم قرار دادها، تدارکات مراسم، تهیه بروشور و … لازم است خلاقیت به خرج دهیم تا به بهترین نحو پیش بروند. از آنجایی که مدیر روابط عمومی تمامی امور ذکر شده را انجام می دهد، لازم است مدیر روابط عمومی ذهن خلاقی داشته باشد.
دیدگاه فرا سازمانی داشتن
لازم است تمام اهداف و آینده سازمان در نظر گرفته شده و در وظایف مدیر روابط عمومی لحاظ شود. به همین دلیل لازم است مدیر روابط عمومی دیدگاهی فراسازمانی داشته باشد و تمام امور را در نظر بگیرد.
مهارت مدیریت زمان
هر کاری باید در زمان خودش انجام شود تا سازمان به بهترین نتیجه برسد. مهارت مدیریت زمان یکی از مهارت های مهم در شغل مدیر روابط عمومی است که موجب می شود کارها منقضی نشده و بتوانیم در مناسب ترین زمان ممکن امور سازمان را پیش ببریم.
توانایی سازمان دهی
نظم و سازمان دهی در هر موضوعی مهم است و جالب است بدانید که سازمان دهی بخش روابط عمومی و ایجاد نظم در همه کارهای سازمان برعهده مدیر روابط عمومی است و لازم است مدیر روابط عمومی توانایی سازمان دهی داشته باشد و بتواند امور سازمان را خوبی نظم ببخشد.
مهارت مولتی تسکینگ
مهارت مولتی تسکینگ به معنای مهارت انجام چند کار به صورت همزمان می باشد. مدیر روابط عمومی وظایف زیادی دارد و گاها لازم است چند کار را به طور همزمان انجام دهد و به همین منظور لازم است مهارت مولتی تسکینگ داشته باشد.
مهارت تصمیم گیری درست
تصمیم گیری درست مهم ترین مرحله در انجام همه کارها می باشد و امور روابط عمومی نیز از این امر مستثنی نیست و لازم است مدیر روابط عمومی مهارت تصمیم گیری درست را داشته باشد تا بتواند مناسب ترین تصمیم را گرفته و موجب پیشرفت و موفقیت شرکت شود.
انتقاد پذیر بودن
در موارد بسیاری مشتریان و یا مسئولان رسانه انتقاد هایی که در رابطه با شرکت دارند را به مدیر روابط عمومی ارائه می دهند که این فرد به مدیریت سازمان ارجاع می دهد. به همین دلیل لازم است مدیر روابط عمومی روحیه انتقاد پذیری داشته باشد و بعد از شنیدن انتقاد ها ناراحت نشود.
صادق بودن
مدیر روابط عمومی باید با رسانه ها و مشتریان بالقوه و بالفعل صداقت داشته باشد. صداقت یکی از موضوع های مهم در شخصیت مدیر روابط عمومی می باشد. به همین دلیل اگر مدیر روابط عمومی صادق نباشد، برای حیطه کاری او امتیاز منفی به حساب می آید.
داشتن سابقه کار
مدیر روابط عمومی شخصی مهم در سازمان است و به همین منظور لازم است مدیر روابط عمومی سازمان دارای سابقه کار مرتبط با روابط عمومی باشد تا بتواند نقش خوبی در سازمان ایفا نماید.
سخن پایانی
موسسه آموزش عالی خرد یکی از موسسه های معتبر در زمینه برگزاری دوره های آموزشی و همچنین دوره های آموزشی مدیریت می باشد. شما به کمک این دوره ها می توانید بهترین نقش را در شغل خود ایفا نمایید. مدرک دوره های موسسه خرد معتبر و دارای مهر وزارت علوم، تحقیقات و فناوری می باشند. امتیاز مثبت دیگر این موسسه امکان شرکت در کلاس ها به صورت حضوری و غیر حضوری است. خبر خوب اینکه موسسه خرد دوره مدیریت روابط عمومی نیز برگزار می کند و شما می توانید با کلیک روی لینک زیر در این دوره پرمحتوا و عالی شرکت نمایید.
برخی از وظایف روزانه مدیر روابط عمومیعبارتند از هماهنگی کلیه فعالیت های سازمان، توسعه استراتژی ها و تاکتیک های بازاریابی موثر برای دستیابی به اهداف و ارتقای سازمان در رسانه ها.
یک مدیر روابط عمومی خوب دارای اعتماد به نفس کافی برای به چالش کشیدن همکاران و مشتریان در صورت بروز اشتباه را دارد. آنها همچنین باید مهارت های ارتباطی قوی داشته باشند تا بتوانند در گفتگو با مشتریان و رسانه های سازمانی شرکت کنند.
معمولا روابط عمومی در یک سازمان به صورت تیم روابط عمومی به سرپرستی مدیر روابط عمومی وجود دارد که با هم با هدف به حداکثر رساندن آگاهی از برند و استراتژی بازاریابی کار می کنند.
