توانایی های یک منشی موفق
صفات، ويژگي ها و توانمندي ها
- برقراري تماس با وزارتخانه ها، موسسات و ارگان هاي دولتي و سفارتخانه ها به منظور هماهنگي و تنظيم برنامه ملاقات ها،كنفرانس ها و سمينار ها.
- تنظيم ليست متقاضيان داخلي يا خارجي ملاقات با مقام مربوطه و تعيين ساعات ملاقات براي آنها.
- تهيه و تنظيم گزارشات لازم پيرامون مطالب و وقايع مهم روزانه جهت ارايه به مقام مربوط.
- ابلاغ دستورات مقام مربوطه به اشخاص و موسسات ذيربط و واحد هاي تابعه بر حسب خط مشي تعيين شده و پيگيري آنها.
- تلخيص گزارشات تهيه شده براي مقام مربوطه.
- آماده نمودن سوابق و پرونده هاي مربوط به كميسيون ها، جلسات و سمينارها براي اطلاع مقام مربوطه.
- انجام اقدامات لازم در زمينه برقراري ارتباط تلفني مقام مربوط.
- انجام اقدامات لازم در زمينه دريافت، ثبت و توزيع و نگهداري و بايگاني كردن پرونده ها و ساير اسناد و مدارك واحد مربوط.
- تهيه برخي از نامه ها و متن تلگرام ها جهت مخابره.
- ماشين كردن نامه ها، گزارشات، جداول و فرم هاي مورد نياز.
وضع ظاهري و پوشش
وضعيت ظاهري افراد در سازمان از اهميت ويژه اي برخوردار است و يكي از مهمترين مبناهاي قضاوت سايرين محسوب مي شود. حفظ آراستگي، نظافت، پوشش مناسب محيط هاي كاري و … از ويژگي هاي مهم وضعيت ظاهري محسوب مي شود. ظاهر افراد نه تنها بر ادراك ديگران از رفتار ايشان تاثير مي گذارد بلكه بر واكنش ديگران نسبت به ايشان نيز موثر است. به طور كلي چنين استنباط مي شود كه فرد مرتب، كارمندي حرفه اي در سازمان است بنابراين نوع برخورد با ايشان نيز متفاوت خواهد بود. وضعيت ظاهري به خصوص در نگاه اول يا اولين برخورد با افراد، از ويژگي هاي بسيار مهم در ارتباطات موثر محسوب مي شود. براي مثال در تمامي ارتباطات روزمره، همواره، ما بر اساس نوع لباس پوشيدن سايرين (شيك پوش يا ژنده پوش) با آنها برخوردهاي متفاوتي خواهيم داشت. پس مي بايست در محيط هاي سازماني با وضعيتي مناسب و آراسته ظاهر شويم. وضعيت ظاهري به خصوص در مورد پوشش افراد در كشورهاي مختلف به فرهنگ، آيين، دين و … حتي از سازماني به سازمان ديگر متفاوت و حتي به نوع كار نيز بستگي دارد.
برای ثبت نام در این دوره آموزشی کلیک کنید
بي گمان پوشش نيز يكي از مهمترين فاكتورهاي هر منشي نوع پوشش ظاهري وي مي باشد كه معرف شخصيت او نيز است. پوشش در سازمان هاي مختلف بر اساس فرهنگ سازماني و بر اساس فرهنگ هر بخش، شهر، كشور مي تواند متفاوت باشد. پيش از حضور در هر سازمان شايسته است از افراد با سابقه در خصوص نوع پوشش رسمي سازمان سوال شود تا دچار مشكل نگرديم.
اعتماد به نفس
اعتماد به نفس يكي از مهمترين ابزار كسب موفقيت در هزاره سوم ميلادي محسوب مي شود. بديهي است در كليه امور روزانه، حفظ اعتماد به نفس از اهميت ويژه اي برخوردار است. از گفتن جملاتي همچون "من قادر به انجام اين كار نيستم" بپرهيزيم و همواره اين حس را در خود تقويت نماييد كه اگر فردي توانسته اين كار را انجام دهد پس به طور يقين من هم مي توانم.
براي كسب اعتماد به نفس مي بايست به ويژگي هاي متمايز خود اتكا كرد. به توانايي هاي ويژه خود بيانديشيد و به كارهاي موفقيت آميزي كه تاكنون انجام داده ايد. اعتماد به نفس خود را تقويت نموده تا بتوانيد در شرايط و موقعيت هاي مختلف بدون بروز هر گونه اضطراب و نگراني پيروز ميدان باشيد.
برای ثبت نام در این دوره آموزشی کلیک کنید
رفتار اجتماعي و احترام به مراجعین
منشي در سازمان مي بايست رفتار اجتماعي معقولي داشته باشد. بديهي است در هر سازماني نكات مثبت و منفي زيادي وجود دارد. نوع برخورد افراد در مواجهه با اين ويژگي ها، نشان دهنده رفتار اجتماعي ايشان است. همواره به خاطر داشته باشيد سازمان شما اهدافي دارد و مي بايست كليه فعاليت هاي شما درون سازمان مطابق با اهداف سازماني باشد. در چنين موقعيتي رفتار اجتماعي شما در جهت اهداف سازماني است. انجام هر فعاليتي در سازمان كه در جهت اهداف سازماني نيست، در كار سازمان خلل ايجاد مي نمايد. برخي از اين امور عبارتند از : – مكالمات شخصي بيش از حد – قرار بيش از حد با دوستان و رفقا در سازمان – بي احترامي به همكاران و مراجعين.
راز داري
منشي معادل واژه Secretary بر گرفته از كلمه Secret به معناي محرمانه مي باشد. منشي مي بايست محرم اسرار سازمان و مدير خود بوده و تحت هيچ شرايطي اين خصيصه نبايد زير سوال رود. بسياري از امور سازماني از قبيل حقوق، تصميمات متخذه، پيشنهادات كاري، استخدام، اخراج و … از طريق منشي به مدير ارايه مي گردد و اين خود اهميت راز دار بودن منشي را نشان مي دهد. چه بسيار افرادي كه با توجه به اسرار دريافتي از سازمان يا مدير سو استفاده هاي زيادي كرده اند در نهايت موجب پشيماني خواهد گرديد. راز داري خصيصه اي است كه در همه مكان ها و زمان ها و نزد همه افراد مي بايست جلوه نمايد.
حافظه و حضور ذهن
حافظه عبارت است از نگهداري وقايع گذشته و يادآوري آن در مواقع لازم. اين ويژگي باعث مي شود تا منشي از اولويت امور آگاهي داشته و پيگيري هاي لازم را در جهت اهداف سازماني انجام دهد. جهت بهبود حافظه نياز به تمركز ذهن در زمان دريافت اطلاعات و ارايه به موقع آن جهت انتقال اطلاعات مي باشد. به خاطر داشته باشيد كه در صورت وجود حافظه اي بسيار خوب، هرگز به آن متكي نباشيد و همواره امور جاري سازمان را در جايي يادداشت نماييد.
برای ثبت نام در این دوره آموزشی کلیک کنید
قابليت تصميم گيري
تصميم گيري به مفهوم انتخاب بهترين راه حل ممكن از بين راه حل هاي مختلف در زمان مورد نظر، بديهي است منشي بايد بتواند در محيط كاري خود از اين ويژگي در شرايط و مقتضيات سازمان بهره گيرد. به طور كلي كارشناسان فرآيندهاي تصميم گيري را بر شش مرحله، شناسايي كرده اند. در ابتدا تشخيص و تعيين مشكل يا مساله اي كه در راه رسيدن به اهداف سازماني يا فردي ايجاد گرديده است، در مرحله دوم يافتن راه حل هاي ممكن براي رفع مشكل يا مساله مورد نظر است. مرحله سوم شامل انتخاب معياري براي سنجش و ارزيابي راه حل هاي ممكن است. مرحله چهارم تعيين نتايج حاصل از هر يك از راه حل هاي ممكن است. و در مرحله پنجم، ارزيابي راه حل ها از طريق بررسي نتايج حاصل از آنهاست و در آخرين مرحله انتخاب يك راه از ميان راه هاي مختلف و ارايه تصميم نهايي است.
خلاقيت و نوآوري
خلاقيت به مفهوم توليد يك انديشه و فكر نو است و نوآوري عملي ساختن آن انديشه و فكر است. يك منشي مي بايست بتواند در محيط كار با استفاده از اين دو ويژگي، سازمان را در جهت نيل به اهداف كمك و ياري نمايد از جمله اين ابتكارات مي توان به مكانيزه كردن سيستم هاي منشي در سازمان نام برد
. نحوه سخن گفتن
شيوه و نحوه سخن گفتن نمادي از شخصيت هر فرد مي باشد كه بديهي است در زمان ها و مكان هاي مختلف نزد افراد مختلف بايد متفاوت باشد، مثلن شيوه سخن گفتن با كودكي5 ساله و مدير قطعن متفاوت خواهد بود و در يك جمله نحوه سخن گفتن مي بايست در مخاطب تاثير گذار باشد. متذكر مي شوم كه مهم نيست شما چه چيزي مي گوييد مهم برداشت مخاطب از حرف شما است
. خونسردي، حوصله، صبر
بديهي است در هر سازماني روزهاي سخت وجود خواهد داشت سختي در سازمان به مفهوم ايجاد شرايطي است كه باعث مي شود در سازمان بتوانيم با حوصله و خونسردي به فعاليت هاي روزمره خود برسيم. همواره به ياد داشته باشيم كليه اعمال ما در سازمان زير ذره بين است و افراد در شرايط سخت شخصيت هاي متفاوتي از خود بروز مي دهند. يك مراجعه كننده عصباني، مدير عصباني، همكار نگران ممكن است ما را از حالت عادي رفتاري خارج نمايد. تعمق در خصوص نوع برخورد با اين اشخاص، موجب كمك به حفظ خونسردي مي گردد.
برای ثبت نام در این دوره آموزشی کلیک کنید
وقت شناسي
همه ما چه در محيط كار و چه در منزل و ساير مكان ها نيازمند تنظيم وقت خود هستيم. ترتيب انجام امور روزانه روي كميت و كيفيت آنها تاثير خواهد گذاشت.وقت شناسي و استفاده بهينه از زمان در دسترس از ويژگي هاي هر منشي است. حضور پيش از ورود مدير و ترك محل كار پس از خروج وي، انجام به موقع كارها در زمان مشخص از خصوصيات بارز منشي وقت شناس است. شناسايي اولويت هاي كاري هدف گذاري در كار و زندگي و شناسايي راه هاي رسيدن به اهداف سازماني كمك مي كند تا بتوانيم خود را بر اساس زمان برنامه ريزي نمايم.
