یکی از نرم افزارهای بسیار کاربردیMicrosoft project یا همان MSP است که کاربرد ویژه‌ای در بحث برنامه‌ریزی و کنترل پروژه دارد. این نرم افزار که جزو مجموعه نرم افزارهای آفیس به حساب می‌آید، به دلایل مختلفی مورد استفاده کاربران قرار می‌گیرد. یکی از دوره‌های آموزشی که قطعا به آن نیاز خواهید داشت، دوره برنامه ریزی و کنترل پروژه با نرم افزار MSP است؛ در این مطلب نگاهی به این نرم افزار و مزیت‌ها و کاربرد آن خواهیم داشت. بنابراین اگر می‌خواهید با این برنامه فوق‌العاده کاربردی بیشتر آشنا شوید و در صورت نیاز در دوره آن شرکت کنید، حتما با این مطلب همراه باشید. بدون شک بعد از آگاهی از مزایای آن، برای یادگیری MSP مشتاق خواهید بود.
معرفی MSP
در ابتدای بحث برنامه ریزی و کنترل پروژه با نرم افزار MSP به معرفی کلی این نرم افزار می‌پردازیم. در حقیقت یکی از برنامه‌های موجود در مجموعه آفیس، Microsoft project یا MSP است که با دانلود این مجموعه کامل، احتمالا تا به الان با آن روبرو شده‌اید ولی شاید حتی یکبار هم آن را باز نکرده و از آن استفاده نکرده‌اید.
البته باید به افرادی که این نرم افزار را باز و از آن استفاده نکرده‌اند حق داد؛ زیرا با کاربردهای آن آشنا نبوده‌اند. بدون شک بعد از آشنایی با ویژگی‌ها، امکانات و کارایی نرم افزار MSP به خصوص برای ریختن برنامه و کنترل پروژه‌ها هر کسی دوست دارد که چنین ابزار کمکی قدرتمندی را در اختیار داشته باشد.
محیط نرم افزار برای افرادی که با مجموعه مایکروسافت آفیس آشنا هستند، غریبه نیست. این خود مزیت بزرگی به حساب می‌آید که ممکن است روی روند یادگیری آن تاثیر مثبتی داشته باشد. البته اگر تا به حال از این مجموعه نرم افزاری نیز استفاده نکرده باشید، با شرکت در دوره‌های موسسه آموزش عالی خرد توسط بهترین مدرسان به تسلط بالایی در کار با برنامه خواهید رسید و جای هیچ نگرانی وجود ندارد.
بر کسی پوشیده نیست که بازار کار مدیریت پروژه هرروزه گسترده‌تر و قدرتمندتر از گذشته می‌شود. بنابراین وجود ابزارهای کمکی که بتواند در این مسیر به بهترین شکل خدمت‌رسانی کرده و در جهت اهداف به کمک مجموعه‌ها بیاید از الزامات است. شرط استفاده از چنین ابزارهایی، تسلط و شناخت آن‌ها است. به صورت کلی می‌توان از کاربردهای نرم افزار MSP به رسم جدول و نمودار گانت، ترسیم شبکه، ترسیم انواع پیشرفت‌ها در پروژه، ایجاد و تهیه گزارش‌های مختلف و… اشاره کرد.
تاریخچه MSP
در ادامه موضوع برنامه ریزی و کنترل پروژه با نرم افزار MSP بد نیست نگاهی گذار به تاریخچه آن هم داشته باشیم. برای اولین بار در سال 1984 میلادی شرکت مایکروسافت این نرم افزار مدیریتی را برای سیستم عامل DOS روانه بازار کرد. اما نسخه ویندوز آن در سال 1990 میلادی برای نخستین بار در دسترس عموم قرار گرفت.
اکنون نیز شاهد استفاده گسترده از نرم افزار MSP هستیم و این استفاده به صورت روزانه و قابل توجهی در حال افزایش است و این به خودی خود ارزش و کاربرد آن را نمایان می‌کند.
انواع MSP و تفاوت آن‌ها
نرم افزار MICROSOFT PROJECT در دو نوع و در واقع دو نسخه قابل استفاده است؛ نوع استاندارد و نوع حرفه‌ای. لازم به ذکر است در دوره‌های مجموعه خرد به نکات مربوط به هر دوی این نسخه‌ها اشاره خواهد شد. البته فرق چندانی بین این دو وجود ندارد؛ اما نسخه شخصی بیشتر برای کاربردهای شخصی کاربرد دارد. نسخه حرفه‌ای نیز تمام ویژگی‌های موجود در نسخه استاندارد را دارا بوده و قابلیت آن را دارد که با MICROSOFT PROJECT SERVER و WEB ACCES PROJECT ترکیب شود؛ پس برای کاربردهایی که در آن به فعالیت چندین نفر و اشتراک گذاری اطلاعات مختلف نیاز است، بهتر است از نسخه حرفه‌ای استفاده شود.
آشنایی با مزایای نرم افزار MICROSOFT PROJECT
برای داشتن دید بهتر نسبت به پروژه‌ها و همچنین برنامه‌ریزی بهتر، کنترل میزان خرج‌ها و اطلاع از تغییرات پروژه این ابزار، ابزاری بی‌رقیب در این عرصه است. در زیر برخی از مهم‌ترین مزایا آورده شده است که می‌توانید آن‌ها را مطالعه کنید.
کمک به زمان بندی دقیق
یکی از مزایای برنامه ریزی و کنترل پروژه با نرم افزار MSP، کمک به زمان بندی و در واقع سر وقت بودن کارها است. قطعا مهم‌ترین مزیت ابزارهای مدیریت پروژه ایجاد مکانی برای ثبت وظایف و ضرب‌الاجل‌ها است. حتی صفحه اکسلی ساده خیلی بهتر از پیگیری ایمیل‌ها و چت‌های مختلف است. البته که MSP بسیار مدرن‌تر از صفحه اکسل ساده است! در واقع این ابزار دیدی را در اختیار افراد قرار می‌دهد که دقیقا چه چیزی قرار است رخ دهد. تاریخ‌ها و مدت زمان شروع و پایان هر پروژه قابل تنظیم هستند. همچنین می‌توان وظایف هر کدام از افراد را نیز مشخص کرد. با همگی این اطلاعات به‌روز ماندن و سر زمان به کارها رسیدن کاملا قابل‌دستیابی خواهد بود.
باعث تسهیل سازماندهی کار تیمی می‌شود
باید به این نکته توجه کنید که هر سیستم، مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی مفید دارد که توسط تیم به درستی به اجرا در بیاید. با استفاده از MSP این کار کاملا امکان‌پذیر است. زیرا بستری فراهم می‌شود که شما به راحتی از آن استفاده کنید؛ حتی برای افرادی که متخصص مدیریت پروژه نیستند. هر پروژه و هر وظیفه‌ای تنها با چند کلیک ساده قابل ایجاد هستند. تاریخ‌های مختلف و وظایف اعضای تیم را می‌توان با سرعت زیاد با رابط کاربری ساده ویرایش کرد. به طور کاملا خلاصه، همه چیز برای راحت کار کردن شما آماده شده است!
دیدی برای تصمیم‌گیری آگاهانه
دیگر مزیت برنامه ریزی و کنترل پروژه با نرم افزار MSP ایجاد دید و نگرش عالی برای اتخاذ تصمیم‌های متفکرانه است. با به‌روزرسانی‌های مشخص، آنالیز و تجزیه و تحلیل‌های زیاد MPS به شما و تیمتان کمک می‌کند که همه چیز را تحت کنترل داشته باشید. از این رو در نهایت می‌توانید تصمیمی آگاهانه و هوشمندانه بگیرید.
اگر خواهان چیزی فراتر از این هم هستید می‌توانید با استفاده از POWER BI جزئیات مهمی را بررسی کنید. قطعا هرچه داده‌های بیشتری از کار و پروژه خود داشته باشید، تسلط شما به آن‌ها بیشتر خواهد شد و قدرت تصمیم‌گیری بهتری هم خواهید داشت.
ساخت تجربه‌ای مناسب با MSP
نرم افزار Microsoft project ایجاد تجربه‌ای متفاوت و مناسبی را هم برای کل تیم به دنبال دارد. به منظور آن که ابزارهای مدیریت پروژه مفید واقع شوند، باید به آسانی با روش مدیریت کردن پروژه که کاملا مناسب تیمتان است ترکیب شوند. راه‌های پیشنهادی اغلب محدودکننده هستند. اما در خصوص نرم افزار MPS همه چیز متفاوت است. این نرم افزار جامع انعطاف‌پذیری لازم را برای داشتن تجربه‌ای عالی فراهم می‌کند. هر گونه فعالیت شما قابل پیگیری و برنامه‌ریزی است. پس استفاده از آن را به هیچ عنوان از دست ندهید!
این نرم افزار می‌تواند باعث تعامل بهتر و بیشتر پروژه‌ها و وظایف هم بشود. اگر دسته‌ای از وظایف به بهترین شکل ممکن کمک حالتان هستند، این امکان وجود دارد که از آن نما استفاده کنید. اگر هم ترجیح می‌دهید که از نمودارها و جدول‌های گانت بهره ببرید، این نما به شما کمک می‌کند. حتی این امکان وجود دارد که با دیگر تیم‌ها و سازمان‌ها نیز تعاملی مناسب در جهت پیشرفتتان داشته باشید.
این ابزار به راحتی با سایر ابزارها ترکیب خواهد شد
مزیت بعدی MPS امکان ترکیب ساده آن با سایر ابزارهای موجود است. در حقیقت ویژگی و مزیت بزرگ این نرم افزار آن است که محصولی از مجموعه برنامه‌های مایکروسافت آفیس است. در واقع فلسفه برنامه های آفیس این است که همه این نرم افزارها باید با هم کار کرده و یکدیگر را کامل کنند. بنابراین امکان ترکیب آن با سایر نرم افزارهای مجموعه هم وجود دارد. علاوه بر آن می‌توان MPS را با دیگر نرم افزارها و ابزارهای مرتبط هم ترکیب کرد و از طریق آن به راحتی به نتایج دلخواه رسید.
برخی از امکانات نرم افزار Microsoft project
حال که با مزیت‌های مربوط به برنامه ریزی و کنترل پروژه با نرم افزار MSP آشنا شدیم، در اینجا نگاهی هم به برخی از امکانات و قابلیت‌های این برنامه خواهیم انداخت. هر کدام از این امکانات و قابلیت‌ها برای انجام کار مشخصی مناسب است و می‌توان از آن‌ها در جهت رسیدن به هدف یکسانی هم استفاده کرد. در زیر این امکانات آورده شده‌اند:
GIRED VIEW
این قابلیت که به نمایش شبکه‌ای هم معروف است برای برنامه ریختن و مشخص کردن وظایف کاربرد دارد.
BOARD VIEW
در این حالت جریان کاری فعلی به خوبی به نمایش درخواهد آمد و می‌توان وضع فعلی را کاملا زیر نظر داشت. این مورد هم در مدیریت و برنامه‌ریزی اهمیت بالایی دارد.
Timeline View
ترسیم گانت در اینجا امکان نمایش وضعیت زمانی پروژه وجود دارد. اگر با این نوع نمودارها آشنا باشید، آن را بیشتر درک خواهید کرد.
Communication و Collaboration
این به معنی ارتباط و همکاری در MPS است. در واقع اعضای تیم امکان ویرایش و اضافه کردن اطلاعات را به طور همزمان خواهند داشت.
Coauthoring
این بخش نیز مانند مورد قبلی باعث همکاری اعضا در نوشتن برنامه‌های مختلف و همچنین ویرایش کردن آن‌ها در مواقع لازم می‌شود.
Reporting
در اینجا امکان قرار دادن گزارش‌های مختلف وجود دارد که طبق آن گزارش‌ها، برنامه‌‌ها و اهداف پیگیری خواهند شد.
Timesheets
این بخش زمان‌های انجام دادن پروژه و همچنین پرداخت کردن حقوق‌ها و صورتحساب‌ها را به دقت حساب می‌کند.
چرا باید در دوره MPS شرکت کرد؟
دوره برنامه ریزی و کنترل پروژه با نرم افزار MSP، توسط مدرسان باتجربه و بادانش در موسسه آموزش عالی خرد تدریس می‌شود. همانطور که مشاهده کردید، کاربردهای این نرم افزار فوق‌العاده در بحث مدیریت پروژه بسیار گسترده است و روز به روز نیز در حال گسترش است.
با فراگیری مفهوم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، برای داشتن سازمانی موفق و رسیدن به اهداف، داشتن ابزارهای کمکی بسیار اهمیت دارد. قطعا ابزار MPS بهترین و کامل‌ترین ابزار موجود در این حوزه بوده و فراگیری آن ممکن است تفاوت‌ها را رقم بزند و شما را از افراد دیگر کاملا متمایز کند. دید بسیار خوب و دسته‌بندی تمامی کارها و وظایف و همچنین جلوگیری از بهم‌ریختگی‌ها از نتایج استفاده از این برنامه کاربردی خواهد بود. بنابراین شرکت در این دوره شما را فردی کاملا متفاوت خواهد کرد. موسسه خرد این تضمین را می‌دهد که بهترین کیفیت آموزشی ممکن در این دوره‌ها به کار گرفته خواهد شد و افراد از تمامی ظرفیت خود برای انتقال دانش و تجارب خود با شرکت‌کنندگان استفاده خواهند کرد.
جمع‌بندی
برنامه ریزی و کنترل پروژه با نرم افزار MSP به سادگی امکان‌پذیر بوده و این نرم افزار مدیریتی بستری بسیار ساده و راحتی را برای فراگیری و استفاده فراهم کرده است. در این مطلب نگاهی به کاربردهای بسیار خوب این برنامه داشتیم و با برخی از امکانات آن هم آشنا شدیم.
برای افرادی که در مباحث مدیریتی فعالیت دارند، بحث برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه بسیار اهمیت دارد. فراگیری چنین ابزار قدرتمندی در این موضوع، برداشتن گامی بلند رو به جلو است. بنابراین اگر می‌خواهید به فرد یا تیم بهتری تبدیل شوید، باید کار کردن با چنین ابزارهای مدرنی را فرا بگیرید؛ در غیر این صورت همچنان در مسیر درجا خواهید زد.
موسسه خرد با سابقه درخشان خود، دوره‌های مختلفی در حوزه‌های مدیریتی برگزار کرده و هدف آن تربیت افرادی آگاه و مدیرانی بادانش است که با دید مدیریتی خود به برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه‌ای خواهند رسید. برای اطلاعات بیشتر در مورد شرایط دوره و قیمت دوره‌ها، می‌توانید از طریق راه‌های ارتباطی با کارشناسان مربوطه در تماس باشد.
