مسئول دفتر یک سمت کلیدی در اداره سازمان 

رشد روزافزون علم و فنون در جوامع بشري اقتضاء ميكند كه جهان را از راه علم بشناسيم و فنوني را به كار گيريم كه هميشه در حال پيشرفت و تكامل باشد، اين انسان است كه با قدرت ذهني دانش خود طبيعت و ماده را تسخير مينمايد. بررسيهاي نظري و عملي و پي بردن به قوانين حاكم بر پديده ها اصول و پايه علوم را بنا مينهد و كشف فنون مختلف باعث افزايش و بهترشدن كمي و كيفي بهرهدهي فعاليت را فراهم ساخته در نتيجه رشد اجتماعي را در جامعه هموارتر ميسازد.

 با پيشرفت علمي و عقلي انسان ثابت شده است كه ميتوان پايه هاي پيشرفت و ترقي جوامع بشري را استوار ساخت. منابع انساني هر كشور يكي از بزرگترين منابع اقتصادي را تشكيل ميدهد و تنوع و درجه تخصص مهارت و خصال و عادات افراد يك ملت تعيين ميكند كه از ساير منابع اقتصادي تا چه حد و چگونه بهره برداري خواهد شد. در يك جامعه و سازمان نيروي انساني را ميتوان از طريق آموزش با نظام هاي اجتماعي و تكنولوژي همسو كرد و كيفيت آنان را ارتقاء بخشيد و نقش و تاثير آن را در گردش كار حوزه مديريت سازمان ملاحظه كرد. با توجه به محدوديت زمان و حجم وظايف و تكاليف مديران از فعاليت هاي واحدهاي تحت نظر و پاسخ به درخواستهاي كاركنان و ساير امور مربوطه ضروري است. اين وظايف طبق يك برنامه منظم و صحيح به مورد اجرا گذارده شود تا براي اعمال مديريت فرصت كافي موجود باشد و از اتالف وقت در امور جاري خودداري شود.

 پس آيا مي توان پذيرفت كه يك مدير پرمشغله بدون داشتن يك مسئول دفتر قوي آموزش ديده و منظم در كارش موفق شود و آيا مسئول دفتر يك كارمند معمولي برنامه ريز و يا محرم اسراري قابل اعتماد است. وقت مديران معمولا محدود است و وظايف متعددي دارند ، لذا ايجاب ميكند اين وظايف طبق يك برنامه به اجرا درآيد. مسئول دفتر با استفاده از معلومات و تجربيات اداري خود عهدهدار بخشي از وظايف و مسئوليتهاي حوزه مديريت است كه تمامي اطلاعات مورد نياز از طريق او به مدير منتقل ميشود. يك مسئول دفتر روزانه حتي بيش از افراد خانواده مدير او را مي بيند و خصوصيات رفتاري و شخصي او را ميشناسد. از مشكالت و گرفتاريهاي شخصي و اداري او با خبر ميشود، با او همراهي و براي رفع آنها برنامه ريزي ميكند، برنامه كارش را تدارك مي بيند، نيازها و مقتضيات اداري را ميشناسد و به او امكان ميدهد كه از وقت، فكر، ابتكار، دانش و تجربه خود حداكثر استفاده را ببرد.

 مسئول دفتر برنامه ريز مدير است

 مراجعان وكاركنان يك سازمان سيماي مدير را در آئينه مسئول دفتر آن واحد مي بينند و برآن اساس قضاوت ميكنند. مسئول دفتر علاوه برداشتن اطلاعات لازم در زمينه امور اداري يك سازمان و حوزه مديريت بايد داراي ويژگي هايي نيز باشد تا مورد قبول مديريت و سازمان ذيربط قرار گيرد. ويژگي هاي مسئول دفتر ويژگيهاي شخصيتي و رفتاري مسئول دفتر ويژگي هاي اداري واطلاعات مربوط به كار در سازمان به نتيجه رساندن كار مراجعين ويژگي هاي شخصيتي و رفتاري يك مسئول دفتر شامل مثبت انديشي، هوشياري، حضور ذهن، اعتماد به نفس، راز داري، وظيفه شناسي، قدرت تصميمگيري، ابتكار، خونسردي، دلسوزي، احساس مسئوليت و از همه مهمتر مشكل ديگران را مشكل خود پنداشتن و اين رمز موفقيت يك سازمان و فراتر از آن يك جامعه است. ويژگيهاي اداري و اطلاعاتي: مسئول دفتر بايد از اطلاعات عمومي در زمينه مديريت سازمان، مسائل پرسنلي، ضوابط و مقررات اداري، دستورالعملها، آئين نامه هاي داخلي سازمان و… آگاهي كامل داشته باشد.

 آگاهي مسئول دفتر از موارد فوق و استفاده درست و به موقع از سيستم هاي اداري و ارتباطي و نحوه كار با آنها و رعايت سلسله نقش مسئول دفتر در گردش كار حوزه مراتب اداري موجب موفقيت بيشتر در ايفاي وظايفش و رسيدن به هدف واحد و سازمان ذيربط مي شود. به نتيجه رساندن كار مراجعين: ضمن رعايت اصول اخلاقي در ارتباط با كار مراجعين سرعت، دقت، وقت شناسي و تكريم ارباب رجوع را در نظر گرفته و در كمترين زمان مراجعين را به نتيجه مطلوب و قانوني كار برساند. يك مسئول دفتر بايد با هوشمنديبه امور دفتر بپردازد به گونهاي كه هيچ خدشهاي به نظام دفتر و مديريت آن وارد نشود.

جهت شرکت در دوره آموزشی مسئولین دفاتر کلیک کنید

هيچ نكته و حركتي از ديد تيزبين مسئول دفتر پنهان نماند. آگاهي مسئول دفتر از اوضاع حوزه هاي مختلف كاري؛ يعني، آگاهي مستقيم مدير ارشد آن واحد. يكي از وظايف حساس و پراهميت مسئول دفتر ايجاد ارتباط درست و برخوردمناسب با همكاران به ويژه ارباب رجوع است. برخورد درست و منضبط به شخصيت مسئول دفتر ارزش و اعتبار والایي ميدهد. وظايف كليدي پست مسئول دفتر در دانشگاه تهران تنظيم برنامه روزانه هفتگي و ماهانه سرپرست برحسب نياز.مرتب نمودن نامه هايي كه سرپرست بايد مطالعه، مالحظه يا امضاء نمايد وادعا آنها به همكاران در واحدهاي مربوطه.
 

تنظيم اوقات جلسات

تنظيم اوقات جلساتي كه در دفتر رياست و معاونت تشكيل مي شود. تماس بامراجعين، كاركنان و روساي ساير ادارات. مطلع نمودن كارمندان وكارشناسان و مشاوران حقوقي از دستورات مديريت. محافظت و نگهداري از كليه اسناد مهم دانشگاه شامل اصل سند و مدارك كه وقف، خريداري و يا به دانشگاه تهران واگذار شده است. ليست نكات فوق در دفتر مخصوص ثبت و ضبط شود. حفظ و نگهداري اطلاعات محرمانه. تنظيم نامه هاي اداري طبق دستور مقام مافوق رعايت طرح تكريم ارباب رجوع، پاسخگويي به ارباب رجوع و راهنمايي و ترتيب مالقات مراجعين و مراقبت در حسن جريان امور.

ارسال يادداشت و يادآوري تاريخ تشكيل جلسات. پيگيري كارهاي محوله از طرف مديريت تا حصول نتيجه. هر دفتري بنابر جايگاه مدير ارشد خود چه در سازمان و چه در فضاي بروني هر روز مراجعات مختلف اعم از تلفني، مكاتبهاي و يا حضوري دارد. مهمترين بخش مسئوليت يك مسئول دفتر انجام دادن كار دقيق و به موقع در اين بخش است. اولويت بندي امور نقش بسزايي در اثر بخشي به موقع و كارآمدترين روش كاري مسئول دفتر است. هر كدام از مراجعات فوق خود به چندين دسته تقسيم مي شوند: مراجعات تلفني: شامل عرايض مستقيم با مدير يا پيغامهاي تلفني براي مدير، درخواستهاي تلفني درون سازماني، درخواستهاي تلفني برون سازماني، درخواستهاي تلفني از مسئول دفتر.

مراجعات مكاتب  هاي شامل مكاتبات محرمانه، مكاتبات اداري درون سازماني، مكاتبات اداري برون سازماني، درخواستهاي درون سازماني و برون سازماني كاركنان. مراجعات حضوري شامل درخواست براي مالقات حضوري با مدير، رساندن پيامهاي حضوري به مسئول دفتر. نوع مديريت و سازماندهي آنچه كه طرح شد بستگي به توانايي مسئول دفتر و نظام بخشي ايشان دارد به گونهاي كه ضمن انجام دادن و پاسخگويي به كل وروديهاي فوق در عين حال از حجم كار مدير كاسته شود و افزايش توان حوزه مديريت را به همراه دارد. حتما" سابقه ارسال نامه به سازمان يا شركت يا واحدي را داشته ايد كه يا بي جواب مانده و يا درصورت پيگيري مسئول دفتر مربوطه از ورود نامه شما به مجموعه اش اظهار بياطالعي كرده و يا بدتر اينكه خبر مفقود شدن نامه را به شما ميدهد. اين نوع نحوه پاسخگويي يك مسئول دفتر عدم علاقه مندي وي به شغل خود، بي مسئوليتي و القيدي نسبت به امور محوله و نيز عدم توانايي فرد در اداره حوزه تحت اختيارش را نشان ميدهد.
 

جهت شرکت در دوره آموزشی مسئولین دفاتر کلیک کنید

هيچ مراجعه تلفني نبايد بدون پاسخ بماند حتي اگر پاسخ منفي و يا دلخواه مراجعه كننده نباشد. بلا تكليف گذاردن فرد و ندادن پاس از ضعف هاي مديريت دفتري است. پيگيري مسئول دفتر در مقابل مراجعات ياد شده اطمينان قلبي را براي مراجعه كننده و طراوات را براي حوزه كاري و در نهايت مجموعه واحد به ارمغان مياورد.

 يكي از خصوصيات مورد نياز براي احراز پست مسئوليت دفتر يك حوزه مديريتي، داشتن ظرفيت بالاي مسئول دفتر در مواجه ه با افراد، شخصيتها، رفتارهاي مختلف، معضالت، كمبودها، نقايص احتمالي و… است كه در قالب سعه صدر در اوج خستگي و حجم تراكم كارها با رويي گشاده و پرتوان در برخوردها پاسخگو باشد. و با ايجاد آرامش و جلوگيري از تشويش به انجام امور بپردازد. نكته مهم و پيشنهادي شناخت وكسب اطلاعات درباره سازمانها، وزارتخانه ها، شركتها، بنگاه هاي مختلف اقتصادي، اجتماعي فرهنگي، سياسي و … بنا برجايگاه مدير ارشد واحد و نوع ارتباطات وي از جمله موارد ضروري است كه مسئول دفتر براي انجام دادن آن موظف به تهيه يك بانك اطلاعاتي در اين خصوص است.