ارزش افراد در یک جامعه ویا یک سیستم
رشد سریع علم در جوامعه امروز باعث میشود كه جهان را از راه علم بشناسیم و مهارتی را استفاده کنیم که هميشه در حال پيشرفت و تكامل است. با پيشرفت علمي و عقلي انسان ثابت شده كه ميتواند پايه هاي پيشرفت و ترقي محیط زندگی انسان ها را بهبود ببخشد. منابع انساني هر كشور از بزرگترين منابع اقتصادی کشور است و تنوع و درجه تخصص مهارت و خصال و عادات افراد يك ملت تعيين ميكند كه از ساير منابع اقتصادي تا چه حد و چگونه بهره برداري کنند. در يك جامعه و سازمان نيروي انساني را ميتوان از طريق آموزش با نظام هاي اجتماعي و تكنولوژي همسو كرد و كيفيت آنان را ارتقاء بخشيد و نقش و تاثير آن را در بازدهی شرکت ها و موسسات فعال کشور دید.
چرا یک مدیر نیازمند یک منشی و یا مسئول دفتر است؟
با توجه به محدوديت زمان و حجم وظايف و تكاليف مديران از فعاليت هاي واحدهاي تحت نظر و پاسخ به درخواست هاي كاركنان و ساير امور مربوطه ضروري است. اين وظايف طبق يك برنامه منظم و صحيح به مورد اجرا گذارده شود تا براي اعمال مديريت فرصت كافي موجود باشد و از اتلاف وقت در امور جاري خود داري شود.
پس آيا مي توان پذيرفت كه يك مدير پرمشغله بدون داشتن يك مسئول دفتر قوي آموزش ديده و منظم در كارش موفق شود و آيا مسئول دفتر يك كارمند معمولي برنامه ريز و يا محرم اسراري قابل اعتماد است. وقت مديران معمولا محدود است و وظايف متعددي دارند ،به همین دلیل اين وظايف باید طبق يك برنامه به اجرا درآيد.
جهت شرکت در دوره آموزشی مسئولین دفاتر کلیک کنید
مسئول دفتر با استفاده از معلومات و تجربيات اداري خود عهده دار بخشي از وظايف و مسئوليت هاي حوزه مديريت میشود كه تمامي اطلاعات مورد نياز از طريق او به مدير منتقل میشود و او در اولین گام او باید یک فرد مورد اعتماد و راز دار باشد ،چرا که;
يك مسئول دفتر روزانه حتي بيش از افراد خانواده مدير او را مي بيند و خصوصيات رفتاري و شخصي او را ميشناسد. از مشكلات و گرفتاري هاي شخصي و اداري او با خبر ميشود، با او همراهي و براي رفع آنها برنامه ريزي ميكند، برنامه كارش را تدارك مي بيند، نيازها و مقتضيات اداري را ميشناسد و به او امكان ميدهد كه از وقت، فكر، ابتكار، دانش و تجربه خود حداكثر استفاده را ببرد. پس مسئول دفتر برنامه ريز مدير است .مراجعان وكاركنان يك سازمان سيماي مدير را در آیينه مسئول دفتر آن واحد مي بينند و برآن اساس قضاوت ميكنند. مسئول دفتر علاوه برداشتن اطلاعات لازم در زمينه امور اداري يك سازمان و حوزه مديريت بايد داراي ويژگي هايي نيز باشد تا مورد قبول مديريت و سازمان ذيربط قرار گيرد.
ويژگي هاي مسئول دفتر
- ويژگي هاي شخصيتي و رفتاري مسئول دفتر
- ويژگي هاي اداري واطلاعات مربوط به كار در سازمان
- به نتيجه رساندن كار مراجعين
ويژگي هاي شخصيتي و رفتاري يك مسئول دفتر شامل مثبت انديشي، هوشياري، حضور ذهن، اعتماد به نفس، راز داري، وظيفه شناسي، قدرت تصميم گيري، ابتكار، خونسردي، دلسوزي، احساس مسئوليت و از همه مهمتر مشكل ديگران را مشكل خود پنداشتن و اين رمز موفقيت يك سازمان و فراتر از آن يك جامعه است
ويژگي هاي اداري و اطلاعاتي:
مسئول دفتر بايد از اطلاعات عمومي در زمينه مديريت سازمان، مسائل پرسنلي، ضوابط و مقررات اداري، دستورالعمل ها، آئين نامه هاي داخلي سازمان و… آگاهي كامل داشته باشد
آگاهي مسئول دفتر از موارد فوق و استفاده درست و به موقع از سيستم هاي اداري و ارتباطي و نحوه كار با آنها و رعايت سلسله
مراتب اداري موجب موفقيت بيشتر در ايفاي وظايفش و رسيدن به هدف واحد و سازمان ذيربط مي شود.
جهت شرکت در دوره آموزشی مسئولین دفاتر کلیک کنید
به نتيجه رساندن كار مراجعين:
ضمن رعايت اصول اخالقي در ارتباط با كار مراجعين سرعت، دقت، وقت شناسي و تكريم ارباب رجوع را در نظر گرفته و در كمترين زمان مراجعين را به نتيجه مطلوب و قانوني كار برساند. يك مسئول دفتر بايد با هوشمندي به امور دفتر بپردازد به گونهاي كه هيچ خدشهاي به نظام دفتر و مديريت آن وارد نشود. هيچ نكته و حركتي از ديد تيزبين مسئول دفتر پنهان نماند. آگاهي مسئول دفتر از اوضاع حوزههاي مختلف كاري؛ يعني، آگاهي مستقيم مدير ارشد آن واحد. يكي از وظايف حساس و پراهميت مسئول دفتر ايجاد ارتباط درست و برخورد مناسب با همكاران به ويژه ارباب رجوع است. برخورد درست و منضبط به شخصيت مسئول دفتر ارزش و اعتبار وااليي ميدهد. وظايف كليدي پست مسئول دفتر در دانشگاه تهران تنظيم برنامه روزانه هفتگي و ماهانه سرپرست برحسب نياز. مرتب نمودن نامههايي كه سرپرست بايد مطالعه، مالحظه يا امضاء نمايد واعاده آنها به همكاران در واحدهاي مربوطه. –تنظيم اوقات جلساتي كه در دفتر رياست و معاونت تشكيل مي شود.
- تماس بامراجعين، كاركنان و روساي ساير ادارات.
- مطلع نمودن كارمندان وكارشناسان و مشاوران حقوقي از دستورات مديريت.
- ليست نكات فوق در دفتر مخصوص ثبت و ضبط شود.
- حفظ و نگهداري اطالعات محرمانه. –تنظيم نامههاي اداري طبق دستور مقام مافوق.
- رعايت طرح تكريم ارباب رجوع، پاسخگويي به ارباب رجوع و راهنمايي و ترتيب مالقات مراجعين و مراقبت در حسن جريان امور.
- ارسال يادداشت و يادآوري تاريخ تشكيل جلسات.
- پيگيري كارهاي محوله از طرف مديريت تا حصول نتيجه.
هر دفتري بنابر جايگاه مدير ارشد خود چه در سازمان و چه در فضاي بروني هر روز مراجعات مختلف اعم از تلفني، مكاتبهاي و يا حضوري دارد. مهمترين بخش مسئوليت يك مسئول دفتر انجام دادن كار دقيق و به موقع در اين بخش است. اولويت بندي امور نقش بسزايي در اثر بخشي به موقع و كارآمدترين روش كاري مسئول دفتر است.
جهت شرکت در دوره آموزشی مسئولین دفاتر کلیک کنید
هر كدام از مراجعات فوق خود به چندين دسته تقسيم مي شوند:
مراجعات تلفني: شامل عرايض مستقيم با مدير يا پيغامهاي تلفني براي مدير، درخواستهاي تلفني درون سازماني، درخواستهاي تلفني برون سازماني، درخواستهاي تلفني از مسئول دفتر مراجعات مكاتب هاي شامل مكاتبات محرمانه، مكاتبات اداري درون سازماني، مكاتبات اداري برون سازماني، درخواستهاي درون سازماني و برون سازماني كاركنان.
مراجعات حضوري: شامل درخواست براي ملاقات حضوري با مدير، رساندن پيام هاي حضوري به مسئول دفتر.
نوع مديريت و سازماندهي آنچه كه طرح شد بستگي به توانايي مسئول دفتر و نظام بخشي ايشان دارد به گونه هاي كه ضمن انجام دادن و پاسخگويي به كل ورودي هاي فوق در عين حال از حجم كار مدير كاسته شود و افزايش توان حوزه مديريت را به همراه دارد. حتما" سابقه ارسال نامه به سازمان يا شركت يا واحدي را داشته ايد كه يا بي جواب مانده و يا درصورت پيگيري مسئول دفتر مربوطه از ورود نامه شما به مجموعه اش اظهار بي اطلاعي كرده و يا بدتر اينكه خبر مفقود شدن نامه را به شما ميدهد. اين نوع نحوه پاسخگويي يك مسئول دفتر عدم عالقه مندي وي به شغل خود، بي مسئوليتي ولاقيدي نسبت به امور محوله و نيز عدم توانايي فرد در اداره حوزه تحت اختيارش را نشان ميدهد. هيچ مراجعه تلفني نبايد بدون پاسخ بماند حتي اگر پاسخ منفي و يا دلخواه مراجعه كننده نباشد.
بلاتكليف گذاردن فرد و ندادن پاسخ از ضعف هاي مديريت دفتري است. پيگيري مسئول دفتر در مقابل مراجعات ياد شده اطمينان قلبي را براي مراجعه كننده و طراوات را براي حوزه كاري و در نهايت مجموعه واحد به ارمغان مي آورد. يكي از خصوصيات مورد نياز براي احراز پست مسئوليت دفتر يك حوزه مديريتي، داشتن ظرفيت بالای مسئول دفتر در مواجهه با افراد، شخصيت ها، رفتارهاي مختلف، معضلات، كمبودها، نقايص احتمالي و… است كه در قالب سعه صدر در اوج خستگي و حجم تراكم كارها با رويي گشاده و پرتوان در برخوردها پاسخگو باشد. و با ايجاد آرامش و جلوگيري از تشويش به انجام امور بپردازد. نكته مهم و پيشنهادي شناخت وكسب اطالعات درباره سازمانها، وزارتخانه ها، شركت ها، بنگاه هاي مختلف اقتصادي، اجتماعي فرهنگي، سياسي و … بنا برجايگاه مدير ارشد واحد و نوع ارتباطات وي از جمله موارد ضروري است كه مسئول دفتر براي انجام دادن آن موظف به تهيه يك بانك اطلاعاتي در اين خصوص است.
